9.1.1.1 De Handleiding regie vanaf de conclusie van antwoord

Binnen de rechterlijke macht is in 2005 de Handleiding regie vanaf de conclusie van antwoord opgesteld. Deze handleiding is een intern handboek voor de rechtspraak, opgesteld ten behoeve van de civiele sectoren (vanaf 2006 inclusief de sector Kanton). De handleiding is goedgekeurd door het Landelijk Overleg Voorzitters Civiele Sectoren (LOVC) en het Landelijk Overleg Kantonsectorvoorzitters (LOK).

De handleiding is bedoeld als een intern handboek voor de rechtspraak en bevat goede praktijken en aanwijzingen voor rechters en gerechtsambtenaren over hoe zij met bepaalde vraagstukken kunnen omgaan. De handleiding lijkt met name de huidige zittingspraktijk te beschrijven. Hieronder bespreek ik kort de inhoud van de handleiding, voor zover zij betrekking heeft op de opstelling van de rechter ter zitting. Daarbij ben ik uitgegaan van de herziene versie van de handleiding van september 2009.1

In de handleiding is een aantal situaties opgenomen waarin — in afwijking van de hoofdregel — de rechtbank/rechter kan afzien van een comparitie. Daarbij wordt expliciet gewezen op het belang van een zitting voor partijen: zij kunnen ter zitting hun verhaal doen, wat weer effect heeft op een rechtvaardige uitkomst, de acceptatie van de uitkomst en het vertrouwen in de rechtspraak.

1 Zie:http://www.rechtspraak.nl-Naar+de+rechter/Landelijke+regelingen/Sector+civiel+recht/Handleiding+regie+vanaf+de+conclusie+van+antwoord.htm.

Ten aanzien van zittingsinstructies geeft de handleiding aan, dat deze in de praktijk voor een groot deel gestandaardiseerd zijn, maar dat maatwerkinstructies op zijn plaats zijn als de standaardtekst onvoldoende specifiek is. Dat kan bijvoorbeeld aan de orde zijn bij nog toe te zenden stukken, punten die tijdens de zitting aan de orde zullen komen en punten waarop partijen een nadere toelichting of reactie moeten geven.

Allereerst wordt in de handleiding gewezen op het belang van (zelf)reflectie op het gedrag van de comparitierechter en van regelmatige intervisie. Vervolgens wordt in de handleiding een gebruikelijk verloop van de zitting beschreven. Daarbij wordt de zitting onderverdeeld in vijf fasen (box 29). Van deze fasen kan in sommige situaties worden afgeweken. Zo beschrijft de handleiding de situatie waarbij partijen meteen al aan het begin van de zitting aangeven op de gang al bijna een schikking te hebben bereikt. In dat geval dient de schikking (fase 3) voor de feitenvergaring te worden geplaatst (fase 2). Verder wordt ervoor gewaarschuwd dat het niet goed is meteen aan het begin van de zitting een voorlopig oordeel te geven (fase 4) of een schikking te beproeven (fase 3), omdat — door het ontbreken van feitenvergaring

De handleiding beschrijft dat de rechter zichzelf en de griffier aan het begin van de zitting aan de aanwezigen voorstelt en dat de rechter partijen uitleg geeft over het eventuele vertrek van de griffier, zodat zij begrijpen dat de griffier niet ‘zo maar’ vertrekt. Verder is het volgens de handleiding goed om de aanwezigen over een aantal onderwerpen informatie te geven (box 30). De rechter moet er daarbij rekening mee houden dat partijen door de spanning de eerste vijf minuten van de zitting informatie niet goed kunnen oppakken. De handleiding beschrijft twee redenen waarom uitleg belangrijk is:

De handleiding geeft aan dat het tijdens de informatiefase belangrijk is om aan de hand van een agenda te werk te gaan. Een agenda geeft duidelijkheid en ordening (structuur) en geeft een signaal richting partijen dat men sámen aan het werk gaat. Bij het verkrijgen van inlichtingen is het goed als de rechter niet alleen zijn eigen vragen aan partijen stelt, maar de aanwezigen daarnaast ook de kans geeft om hán verhaal te vertellen en op elkaar te laten reageren. Verder is een goede praktijk om al bij de feitenvergaring de belangen van partijen en de door hen aangedragen oplossingen te inventariseren. Verder doet de handleiding nog een aantal — meer concrete — suggesties voor de informatiefase (box 31).

De handleiding geeft bij het beproeven van een schikking aan, dat partijen vaak behoefte hebben aan een voorlopig oordeel. De rechter moet hen echter niet overvallen met een dergelijk oordeel. Verder wordt gewaarschuwd voor dwangschikkingen. Schikken moet altijd een keuze van partijen blijven. Als partijen geen voorlopig oordeel willen, betekent dat volgens de handleiding echter nog niet dat de rechter niet een voorlopig oordeel kan geven. Dat beslist de rechter uiteindelijk zelf. In box 32 is een aantal goede praktijken uit de handleiding opgenomen voor het beproeven van een schikking en meer specifiek voor het geven van een voorlopig oordeel.