8.4.2 Geen aanknopingspunten in de wetsgeschiedenis

Naast de hiervoor genoemde onderdelen van de administratie waarvoor in de wetsgeschiedenis aanknopingspunten te vinden zijn, zijn er ook administratieve bescheiden te identificeren waarvoor dit weliswaar niet geldt maar waarvan het toch aannemelijk is dat deze aanwezig behoren te zijn, ongeacht de eisen van de werkzaamheden van de administratieplichtige. Enerzijds is dat gebaseerd op het feit dat deze onderdelen in het verlengde liggen van de wel door de wetgever geïdentificeerde onderdelen van de te voeren administratie en anderzijds is dit gebaseerd op het economisch tijdsgewricht waarin administratieplichtigen zich thans begeven dan wel de juridische structuur op grond waarvan zij aan het economisch verkeer deelnemen.

In het verlengde van de gevoerde correspondentie inclusief het e-mailverkeer1 van alle medewerkers (inclusief bestuurders, commissarissen en zzp’ers) verbonden aan de administratieplichtige ligt de (elektronische) agenda van al deze personen. Ook in de agenda kunnen afspraken vastliggen waaruit rechten of verplichtingen blijken. Dit geldt met name voor de elektronische agenda, omdat daarbij eenvoudig bijlagen aan afspraken kunnen worden gehecht, waaruit rechten of verplichtingen kunnen blijken.

Ook alle door de administratieplichtige uitgestuurde en aangevraagde offertes alsmede – getekende – contracten behoren tot de administratie. Zeker wanneer deze offertes en contracten via – elektronische – post zijn verzonden, kan worden betoogd dat deze deel uit maken van de categorie correspondentie, waarvan de wetgever heeft geoordeeld dat deze tot de administratie behoort. De offertes en contracten zijn dan ook een voorbeeld van onderdelen van de administratie die dicht aanliggen tegen de wel door de wetgever geïdentificeerde onderdelen van de administratie.

Om goed te kunnen besturen is een begroting voor het komende boekjaar belangrijk. Dat geldt voor elke rechtspersoon, ongeacht de omvang. Wanneer de door de rechtspersoon gedreven onderneming enige omvang verkrijgt, zal een begroting voor een aantal opvolgende jaren wenselijk en nodig zijn om de rechtspersoon goed te kunnen besturen. Naast de begroting is ook periodieke toetsing van de werkelijkheid aan de begroting relevant om tijdig te kunnen bijsturen.

In het verlengde van de door de wetgever als onderdeel van de administratie genoemde balans en staat van baten en lasten ligt de opgemaakte en vastgestelde jaarrekening van de administratieplichtige. De op basis van de gevoerde administratie op papier te stellen balans en staat van baten en lasten2 vormt de basis van de door de rechtspersoon te maken interne jaarrekening. Het verschil tussen de balans en staat van baten en lasten als bedoeld in artikel 2:10 BW en de interne jaarrekening is dat in de laatste beoordelingen en waarderingen door het bestuur van onder meer toekomstige kasstromen, onzekerheden en risico’s aanleiding kunnen geven tot aanpassing. Een voorbeeld is dat het risico van oninbaarheid van een vordering op een debiteur aanleiding kan zijn tot afwaardering van de desbetreffende vordering door het bestuur. De interne jaarrekening beoogt vooral informatie te verschaffen aan het bestuur van de rechtspersoon. Naast de interne jaarrekening is er de externe jaarrekening, de jaarrekening die bestemd is voor anderen dan het bestuur van de rechtspersoon. De externe jaarrekening is bijvoorbeeld relevant indien sprake is van een scheiding tussen leiding en eigendom en indien de rechtspersoon op grond van de wet verplicht is een jaarrekening openbaar te maken.3 Niet alleen de op grond van artikel 2:10 BW verplicht op papier te stellen balans en staat van baten en lasten, maar ook de interne en externe jaarrekening behoren tot de administratie van de rechtspersoon. Het zijn documenten waaruit rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.4

De onder Titel 9 Boek 2 BW vallende rechtspersonen zijn verplicht de jaarrekening te laten controleren door een accountant.5 Deze wettelijke verplichting geldt niet voor rechtspersonen die vallen onder het micro-6 of klein-regime7 voor wat betreft de inrichtingseisen van de jaarrekening. Het kan niettemin zo zijn dat een micro- of kleine rechtspersoon op grond van de statuten verplicht is tot het laten uitvoeren van een accountantscontrole of dat accountantscontrole op vrijwillige basis plaatsvindt. Hoewel de communicatie tussen de rechtspersoon (bestuur, afdeling administratie) veelal ook schriftelijk of elektronisch zal plaatsvinden en deze communicatie daarom al tot de administratie van de rechtspersoon behoort, ben ik van mening dat deze communicatie zodanig belangrijk is dat afzonderlijke vermelding gewenst is. De achtergrond hiervan is vooral ook gelegen in een van de redenen voor het verplicht voeren van administratie, namelijk de bescherming van de belangen van crediteuren. De communicatie tussen de rechtspersoon en de controleur van de jaarrekening kan aanknopingspunten bieden voor de wijze waarop het bestuur van de rechtspersoon met deze belangen is omgegaan. Ook indien sprake is van een op grond van de wet of statuten verplichte dan wel vrijwillige accountantscontrole, maakt het communicatie met de accountant deel uit van de administratie van de rechtspersoon.8

Voor alle rechtspersonen geldt, als gevolg van het zijn van rechtspersoon, dat bepaalde documenten op grond van de wet verplicht zijn. Bij de oprichting van de rechtspersoon verlijdt de notaris de oprichtingsakte, waarin de statuten zijn opgenomen. Wanneer statuten worden gewijzigd, zullen ook deze wijzigingen in een notariële akte worden opgenomen. De oprichtingsakte en alle daarna volgende aktes van statutenwijziging behoren tot de administratie van de rechtspersoon.

Elke rechtspersoon heeft een bestuur dat belast is met het besturen van de rechtspersoon. Zeker bij een meerhoofdig bestuur zullen bestuursvergaderingen plaatsvinden, maar ook in het geval van een eenhoofdig bestuur zijn er besluiten die formeel moeten worden genomen. Een voorbeeld is het vaststellen van de jaarrekening.9 Bestuursvergaderingen worden op grond van de wet of statuten bijeengeroepen met een agenda en van deze bestuursvergaderingen zullen notulen worden gemaakt. De oproeping met agenda en de notulen behoren tot de administratie van de rechtspersoon omdat hieruit rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen blijken. Wanneer de rechtspersoon ook een raad van commissarissen heeft, dan geldt dit ook voor de oproeping met agenda en de notulen van de vergaderingen van de raad van commissarissen. Hetzelfde geldt voor de verslaglegging van deze besluiten en vergaderingen. Echter, in een procedure waarbij de curator aan de schending van de administratieplicht mede ten grondslag legde dat er geen vergaderingen waren gehouden en/of dat daarvan geen verslagen waren gemaakt, oordeelde het Gerechtshof ’s-Hertogenbosch in 2009 dat de enkele omstandigheid dat er weinig werd vergaderd en dat de verslaglegging slechts summier was geweest, niet leidt tot de conclusie dat niet is voldaan aan de administratieplicht.10 Uit de overweging kan worden afgeleid dat onder omstandigheden het ontbreken van verslaglegging van bestuursvergade ringen wel degelijk als handelen in strijd met de administratieplicht kan worden geoordeeld.

Voor besloten vennootschappen en naamloze vennootschappen geldt verder dat het (bijgewerkte) aandeelhoudersregister tot de administratie van de vennootschap behoort. Uit dit register blijkt wie houder is van (certificaten van) aandelen in de vennootschap en of daar een pandrecht op rust. Uit het aandeelhoudersregister kunnen de rechten en verplichtingen van de vennootschap jegens de aandeelhouders, certificaathouders en/of beperkt gerechtigden blijken. Hetzelfde geldt voor de oproeping met agenda voor een algemene vergadering alsmede voor de notulen van de algemene vergadering11 inclusief de vastlegging van de door de algemene vergadering genomen besluiten.

Een ander belangrijk onderdeel van de administratie van de rechtspersoon is het zogenoemde bancaire dossier. Hiermee doel ik op alle contracten tussen de rechtspersoon en de bank, inclusief door de rechtspersoon of derden ten behoeve van de rechtspersoon verstrekte zekerheden, de bankafschriften (in papieren en/of elektronische vorm) en alle communicatie met de bank over onder meer de totstandkoming en de (niet-)nakoming van de verplichtingen door de rechtspersoon jegens de bank. Ook voor het bancaire dossier geldt dat deze bestaat uit elementen als contracten en correspondentie, welke als onderdeel van de administratie sowieso moeten worden bewaard. De tot dat dossier behorende documenten zijn belangrijk voor de vaststelling van de rechten en plichten tussen de rechtspersoon, de bank en eventuele derde-zekerheidsverschaffers.

Wanneer de rechtspersoon personeel in dienst heeft, behoort ook de personeelsadministratie tot de altijd verplicht te voeren administratie van de rechtspersoon. Het gaat daarbij niet alleen om de contracten tussen de rechtspersoon en elk personeelslid maar om alle bescheiden waaruit rechten en verplichtingen ten aanzien van het personeel blijken, zoals registratie van vakantiedagen, ziekte, pensioenafspraken en –contracten en andere relevante correspondentie.

In de situatie dat de rechtspersoon subsidie ontvangt, maakt de verplichting een zodanige administratie te voeren dat rekening en verantwoording over de bestede gelden kan worden gegeven aan de subsidieverstrekker in beginsel deel uit van de subsidieregeling. Dat neemt echter niet weg dat van de subsidie en de wijze waarop aan de subsidievoorwaarden wordt voldaan, ook in het kader van de civielrechtelijke administratieplicht een administratie moet worden gevoerd.