De agenda en het agenderingsrecht bij kapitaalvennootschappen (VDHI nr. 176) 2022/2.2.3:2.2.3 Toelichtingen op de te behandelen onderwerpen

De agenda en het agenderingsrecht bij kapitaalvennootschappen (VDHI nr. 176) 2022/2.2.3

2.2.3 Toelichtingen op de te behandelen onderwerpen

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

In par. 2.2.2.3 kwam al aan de orde dat bij het geven van een oordeel over de adequate weergave van een agendapunt ook de toelichting op het punt van betekenis kan zijn. Sterker nog: het zal doorgaans zo zijn dat de voorhanden zijnde relevante, materiële informatie te vinden is in een toelichting op het agendapunt.

Het toelichten van agendapunten is, ongeacht van wie het punt afkomstig is, een onderdeel van de bestuurstaak. De rvc houdt hierop toezicht. Met Van der Korst, Nieuwe Weme & Van Solinge meen ik dat een te behandelen onderwerp, inclusief het op verzoek van een kapitaalverschaffer geagendeerde, op grond van de redelijkheid en billijkheid van art. 2:8 BW in beginsel (ook) voorzien moet zijn van een toelichting van het bestuur.1 Het (bij de oproeping) niet, of niet voldoende toelichten van een agendapunt kan onder omstandigheden (kennelijk) onbehoorlijke taakvervulling opleveren, of een gegronde reden zijn om aan een juist beleid of een juiste gang van zaken te twijfelen.2

Dat het bestuur in beginsel elk agendapunt van een toelichting moet voorzien, neemt niet weg dat als een kapitaalverschaffer een onderwerp op de agenda heeft laten zetten, ook een door de kapitaalverschaffer aangeleverde toelichting bij het agendapunt verstrekt moet worden. Indien een agenderingsgerechtigde een punt op de agenda heeft doen plaatsen, zal de toelichting van het bestuur een reactie zijn op de toelichting van de kapitaalverschaffer.3 Om te voorkomen dat door kapitaalverschaffers verstrekte toelichtingen te uitvoerig zijn,4 pleit ik voor een in de wet of de NCGC te stellen grens aan het aantal woorden dat de toelichting van de kapitaalverschaffer mag bevatten. Onder de Amerikaanse Shareholder Proposal Rule is de grens gesteld op 500 woorden.5 Thans kan in de statuten van de vennootschap geen grens worden gesteld aan de omvang van de door de kapitaalverschaffer verschafte toelichting.

De toelichting die het bestuur op een agendapunt geeft, moet ten minste de motieven, de inhoud en, wanneer het een beslis- of besluitpunt betreft, de mogelijke consequenties van aanname van het agendapunt aangeven.6

In 2019 namen verschillende aandeelhouders van WFD Unibail-Rodamco geen genoegen met de toelichting die werd gegeven op het voorstel om de vereiste stemmeerderheid voor het vaststellen van het bezoldigingsbeleid te handhaven op een gewone meerderheid, in plaats van de door de wet voorgeschreven meerderheid van ten minste 75% (zie art. 2:135a lid 2 BW (jo art. 2:187 BW)). WFD Unibail-Rodamco gaf als toelichting dat het een “technische verduidelijking” betrof. Toen bleek dat veel aandeelhouders deze toelichting te mager vonden, werd het agendapunt voorafgaand aan de vergadering ingetrokken.7 Zie over intrekking van agendapunten voorafgaand aan de vergadering, par. 2.4.2.3.

De ‘toelichtingsplicht’ die op het bestuur rust, geldt ten aanzien van zowel besluit-, beslis- als bespreekpunten.8

De Wft bepaalt in art. 5:25ka lid 1 aanhef en onder c expliciet dat de vennootschap waarop dit voorschrift van toepassing is bespreekpunten die in de agenda zijn opgenomen, moet toelichten op haar website. Op grond van bpb 4.1.4. NCGC dient bij een gevraagde machtiging of goedkeuring een toelichting te worden verstrekt.

De omstandigheden van het geval kunnen maken dat een toelichting van het bestuur niet vereist is. Bij een BV met slechts enkele aandeelhouders en een of meer bestuurders die allen familie van elkaar zijn, zal de toelichting in de regel bijvoorbeeld eerder mogen ontbreken dan bij een beursvennootschap. Waarschijnlijk staan in de geschetste situatie de aandeelhouders dicht op (het bestuur van) de vennootschap en weten zij ook zonder toelichting vaak wel wat de inhoud, motieven en consequenties van (de meeste) agendapunten zijn. Wanneer echter bij de BV bijvoorbeeld een deel van de door familieleden gehouden aandelen, al dan niet met overgang van het stemrecht is verpand (zie art. 2:198 lid 3 BW), kan dit een omstandigheid zijn die juist weer maakt dat een toelichting op bepaalde agendapunten wel is vereist. De pandhouder is in deze situatie een relatieve buitenstaander en zal doorgaans minder bekend zijn met de dagelijkse bedrijfsvoering. Hij behoeft om die reden waarschijnlijk toelichting van bepaalde agendapunten.

2.2.3.1 Een gebrekkige toelichting als vernietigingsgrond voor besluiten2.2.3.2 Aanvullende toelichtingen2.2.3.3 Van anderen afkomstige informatie over agendapunten

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.