2.4.2.1 Intrekking van de oproeping

Van het intrekken van agendapunten voorafgaande aan de vergadering moet worden onderscheiden het intrekken van de oproeping. Als de oproeping wordt ingetrokken, gaat de algemene vergadering niet door. Bij intrekking van een agendapunt heeft de algemene vergadering doorgang, alleen dan zonder dat het ingetrokken punt behandeld zal worden. In de wet is niet bepaald wie bevoegd is om een oproeping in te trekken. Van Solinge & Nieuwe Weme schrijven dat dit in beginsel degene is die bevoegd is tot het doen uitgaan van de oproeping, in de regel dus het bestuur of de rvc.1 Voor zover Van Solinge & Nieuwe Weme bedoelen dat aansluiting moet worden gezocht bij degene die de algemene vergadering heeft bijeengeroepen, ben ik het graag met hen eens. Tot het doen uitgaan van de oproeping is immers ook een individuele bestuurder (of commissaris) bevoegd.2 Aangezien het intrekken van de oproeping tot gevolg heeft dat de algemene vergadering niet doorgaat, lijkt het mij niet dat een individuele bestuurder of commissaris bevoegd is de oproeping in te trekken, althans daartoe te besluiten. Aan het niet door laten gaan van een algemene vergadering moet mijns inziens een besluit van het gehele bestuur of de gehele rvc ten grondslag liggen.

Indien er verschillende tot bijeenroeping bevoegden zijn, kan de ene bijeenroepingsbevoegde in beginsel niet de oproeping voor een door een andere bijeenroepingsbevoegde bijeengeroepen algemene vergadering intrekken. Uitzonderingen zijn denkbaar. Zo kunnen bijzondere omstandigheden maken dat de toezichthoudende taak van de rvc met zich brengt dat hij een van het bestuur uitgegane oproeping intrekt.3 Daaraan zal dan wel vooraf moeten zijn gegaan dat de rvc zonder succes heeft getracht het bestuur zelf de oproeping te laten intrekken. Het bestuur kan naar mijn mening niet een oproeping die is uitgegaan van een op grond van de statuten tot bijeenroeping bevoegde intrekken. Dat kan hij ook niet als naar zijn oordeel het houden van de algemene vergadering op dat moment niet in het belang van de vennootschap is. Als het bestuur wil voorkomen dat de algemene vergadering plaatsvindt, zal het zich tot de (voorzieningen)rechter moeten wenden. In de statuten is immers niet zonder reden een ongeclausuleerde bijeenroepingsbevoegdheid neergeschreven.

Intrekking van de oproeping dient zo tijdig te geschieden dat vergadergerechtigden niet onnodig naar de vergadering komen. Dit wil zeggen dat in beginsel een intrekking enkele dagen voor de algemene vergadering voldoende tijdig is. Reeds voorafgaand aan de algemene vergadering uitgebrachte stemmen (zie art. 2:117b/227b BW), doen aan het voorgaande niet af. Ook dan is het mogelijk de oproeping kort voor de algemene vergadering in te trekken.4 Degene die de oproeping intrekt, dient (onder verwijzing naar onvoorziene omstandigheden) te motiveren welk gerechtvaardigd belang hij bij de intrekking heeft. Doet hij dat niet dan kan sprake zijn van het ongerechtvaardigd afbreken van onderhandelingen. Zie hierover verder par. 2.4.3.