4.2.3 Geen wijziging of aanvulling van ingediende inschrijvingen

Algemeen uitgangspunt is dat de aanbestedende dienst bij de beoordeling van de inschrijvingen moet uitgaan van de inschrijvingen zoals die bij het sluiten van de inschrijvingstermijn zijn ontvangen. De beginselen van gelijke behandeling en transparantie verzetten zich in beginsel tegen de mogelijkheid dat een inschrijver zijn inschrijving nadien nog wijzigt of aanvult. Volgens vaste rechtspraak van het Hof van Justitie1 kan in uitzonderlijke gevallen evenwel een uitzondering op het voormelde uitgangspunt worden gemaakt en kunnen inschrijvingen worden verbeterd of aangevuld, met name omdat deze klaarblijkelijk een eenvoudige precisering behoeven, of om kennelijke materiële fouten recht te zetten, mits deze wijziging er niet toe leidt dat in werkelijkheid een nieuwe inschrijving wordt voorgesteld. Het verzoek van de aanbestedende dienst moet verder aan de volgende voorwaarden voldoen: (1) in de uitoefening van voormelde beoordelingsbevoegdheid moet de aanbestedende dienst de verschillende gegadigden gelijk en op loyale wijze behandelen; (2) het verzoek om nadere toelichting mag slechts worden gedaan nadat de aanbestedende dienst kennis heeft genomen van alle inschrijvingen; (3) het verzoek moet op vergelijkbare manier worden ingericht aan alle ondernemingen die in dezelfde situatie verkeren, en (4) het verzoek moet alle punten van de inschrijving behandelen die onnauwkeurig zijn of niet overeenstemmen met de technische specificaties van het bestek.2

Als in de aanbestedingsdocumentatie over de planning van de aanbestedingsprocedure wordt gesteld dat deze door de aanbestedende dienst gewijzigd kan worden, dan staat het de aanbestedende dienst niet vrij om bij een wijziging van deze planning (het verschuiven van de ingangsdatum met twee maanden) inschrijvers de mogelijkheid te bieden hun inschrijvingen te wijzigen. Nu de mogelijkheid dat de planning zou wijzigen al in de offerteaanvraag was voorzien, hadden de inschrijvers daarmee dus rekening moeten houden en had de aanbestedende dienst mogen aannemen dat de inschrijvers de eventueel daaraan verbonden extra kosten hebben verdisconteerd in hun (oorspronkelijke) prijs. Er was dan ook geen sprake van een nadere, eenvoudige, precisering van de inschrijvingen dan wel het rechtzetten van een kennelijke materiële fout die een wijziging van de inschrijvingen rechtvaardigde.3

De mogelijkheid om aanvullende informatie te vragen aan een inschrijver, kan onder omstandigheden ook verplicht zijn. Zo had de aanbestedende dienst ProRail in de aanbestedingsdocumenten onvoldoende duidelijk gemaakt dat al bij de inschrijving een CO2-bewustcertificaat van de onderaannemer moest worden gevoegd om in aanmerking te kunnen komen voor korting. Deze onduidelijkheid diende voor rekening en risico van ProRail te komen. Het had op de weg van ProRail gelegen om het certificaat alsnog op te vragen bij de inschrijver. ProRail zou hiermee niet in strijd met het concurrentiebeginsel en/of het transparantiebeginsel hebben gehandeld, te minder nu het ontbrekende document door een onafhankelijke instelling wordt afgegeven en de inschrijver daarop op geen enkele wijze invloed kan uitoefenen. Het alsnog opvragen van het certificaat kan niet worden aangemerkt als het voeren van onderhandelingen, maar slechts als een verduidelijking van haar inschrijving, teneinde de evaluatieprijs te kunnen berekenen. Dit mocht van ProRail worden verwacht, aangezien zij zelf verantwoordelijk is voor de gebleken onduidelijkheid.4

Het is niet altijd eenvoudig om te bepalen of sprake is van een ’vergissing’, bijvoorbeeld als een verkeerd veld in het inschrijfdocument is ingevuld. Het Hof Den Haag oordeelde dat van de aanbestedende dienst niet mocht worden verlangd dat zij, toen zij bij de beoordeling van de inschrijving een resolutie aflas die afweek van de vereiste resolutie, keek (ook al was dat wellicht gemakkelijk te zien) of zich geen ongerijmdheden (in de weergegeven bijbehorende afmetingen) voordeden en dat zij vervolgens onderzocht of niet toch de juiste resolutie was geleverd. Evenmin mocht van haar worden verwacht dat zij bij de inschrijver, een zittende opdrachtnemer, navraag deed naar de ppi-waarde, haar nadere documentatie vroeg of haar de gelegenheid gaf opheldering te verschaffen. Dat alles is, volgens het Hof, in strijd met het in acht te nemen transparantie- en gelijkheidsbeginsel, waarmee elk risico van favoritisme en willekeur door de aanbestedende dienst wordt uitgebannen.5

De voorzieningenrechter van het College van Beroep voor het bedrijfsleven (cbb) hanteert een vergelijkbare toets in een procedure naar aanleiding van concessieverlening op grond van de Wp2000. Het cbb overweegt dat wijziging van een gedane inschrijving niet is toegestaan, aangezien dat leidt tot strijd met het beginsel van gelijke behandeling en afbreuk zou doen aan de doorzichtigheid van de procedure. Een brief die slechts ter verduidelijking diende van een niet voor tweeërlei uitleg vatbare inschrijving mocht worden geaccepteerd. Ook het alsnog ondertekenen van een conceptovereenkomst is toegestaan mits deze (behoudens de alsnog geplaatste handtekeningen) identiek is aan de versie die bij de inschrijving is overgelegd. De kansen van de andere inschrijvers zijn niet beïnvloed en de mededinging is niet geschaad.6