3.5.1 Functionele vertegenwoordigingsbevoegdheid

Uitgangspunt voor alle rechtspersonen is dat zij worden vertegenwoordigd door het bestuur. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid is niet in algemene zin geregeld, maar verschilt per rechtspersoon. Op grond van artikel 2:240 lid 1 BW wordt de (besloten) vennootschap door het bestuur vertegenwoordigd, voor zover uit de wet niet anders voortvloeit. Hieruit volgt dat de vertegenwoordigingsbevoegdheid in beginsel steeds aan het voltallige bestuur toekomt. Het tweede lid bepaalt dat de bevoegdheid tot vertegenwoordiging daarnaast óók aan iedere bestuurder toekomt. De statuten kunnen de individuele vertegenwoordigingsbevoegdheid beperken, zij het dat de mogelijkheden tot beperking gelimiteerd zijn tot door de wet toegestane beperkingen. Statutair kan worden bepaald dat de vertegenwoordigingsbevoegdheid behalve aan het bestuur slechts toekomt aan een of meer bestuurders. Daarnaast kan worden bepaald dat een bestuurder de vennootschap slechts met medewerking van een of meer anderen mag vertegenwoordigen.1 Voor de gezamenlijke vertegenwoordigingsbevoegdheid is niet vereist dat de ander dan de bestuurder een functie binnen de vennootschap vervult. De vertegenwoordigingsbevoegdheid dient echter wel ondubbelzinnig uit de statuten te blijken.2 Dat betekent dat de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur als zodanig niet kan worden ontnomen, maar dat aan bepaalde bestuurders (individueel) geen vertegenwoordigingsbevoegdheid toekomt als de statuten van de vennootschap daarin voorzien. Het is ook mogelijk dat geen van de individuele bestuurders vertegenwoordigingsbevoegd is, maar dat de bevoegdheid alleen toekomt aan het bestuur als zodanig. In dat geval is niet vereist dat het gehele bestuur gezamenlijk de vennootschap vertegenwoordigd. Communis opinio is dat een meerderheid van het bestuur voldoende is.3 In de praktijk zijn bestuurders veelal zelfstandig, dan wel met een of meer anderen bevoegd, en wordt de vennootschap door hen ook vaak zonder voorafgaande besluitvorming vertegenwoordigd.4 De vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur of de individuele bestuurders, is verder onbeperkt en onvoorwaardelijk, voor zover uit de wet niet anders voortvloeit, aldus het derde lid van artikel 2:240 BW. De bevoegdheid kan dus niet in omvang worden beperkt, noch kan de bevoegdheid afhankelijk van de goedkeuring van een ander worden gemaakt.5 Interne organisatieregels van de vennootschap tasten de vertegenwoordigingsbevoegdheid niet aan.6 Wanneer dus de statuten bepalen dat het bestuur voor het aangaan van een bepaalde rechtshandeling goedkeuring behoeft van de AV en die goedkeuring niet wordt verzocht en/of verkregen, dan is het bestuur niettemin extern bevoegd om de vennootschap te binden.7 Op een wettelijk toegelaten of voorgeschreven beperking of voorwaarde voor de bevoegdheid tot vertegenwoordiging kan slechts door de vennootschap een beroep worden gedaan. In geval van onbevoegde vertegenwoordiging raakt de derde waarmee de rechtshandeling is verricht gebonden. Ten aanzien van de vennootschap is de rechtshandeling echter nietig.8 Voor een succesvol beroep op de onbevoegdheid van een bestuurder is dan wel van belang dat de (betreffende) bevoegdheidsbeperking in het handelsregister is ingeschreven. Daarmee wordt aangesloten bij artikel 3:69 lid 3 jo. 3:79 BW, nu de inschrijving voor de derde kenbaar is en deze aldus op het tijdstip van de rechtshandeling begreep of redelijkerwijze moest begrijpen, dat de bestuurder niet bevoegd was. Ten slotte bepaalt artikel 2:240 lid 4 BW dat de statuten ook aan andere personen dan bestuurders bevoegdheid tot vertegenwoordiging kunnen toekennen. Evenals de in lid 2 bedoelde ‘anderen’ hoeven deze statutaire vertegenwoordigers geen functie binnen de vennootschap te vervullen. Waar bestuurders de vertegenwoordigingsbevoegdheid ontlenen aan hun functie, ontlenen deze andere personen hun bevoegdheid aan de statuten van de vennootschap. Artikel 2:240 lid 3 BW is niet van toepassing op statutaire vertegenwoordigers, zodat iedere beperking van de vertegenwoordigingsbevoegdheid is toegelaten. De beperkingen dienen in de statuten te zijn bepaald en in het handelsregister te worden ingeschreven.9

De onbeperkte en onvoorwaardelijke vertegenwoordigingsbevoegdheid sluit niet naadloos aan op de bestuursbevoegdheid. De bestuursbevoegdheid wordt immers mede bepaald door de statuten, reglementen en besluiten die het interne functioneren van de vennootschap mede vormgeven. Deze discrepantie houdt verband met de achtergrond van de vertegenwoordigingsregels voor rechtspersonen, die is gelegen in de Eerste EEG-Richtlijn Harmonisatie Vennootschapsrecht.10 De vertegenwoordigingsregels in Boek 2 BW worden daarom ook wel aangeduid als het richtlijnenstelsel. De ratio van deze richtlijn is de bescherming van derden en deelnemers in vennootschappen, waarbij de nadruk lag op het verzekeren van een vlot verloop van en de rechtszekerheid bij internationale transacties. In dat verband behoefde ook de rechtsgeldigheid van verbintenissen van de vennootschap harmonisatie, omdat onder meer onduidelijkheid over de bevoegdheid van vertegenwoordigers derden zouden kunnen weerhouden van handelen met de vennootschap.11 De Europese wetgever heeft er de voorkeur aan gegeven om de bescherming van de derde die met de vennootschap handelt tot uitgangspunt te nemen.12 Die overweging heeft erin geresulteerd dat interne regels omtrent het functioneren van de vennootschap en betreffende de verhouding tussen de organen slechts in zeer beperkte mate – voor zover niet uit de wet anders voortvloeit – van invloed zijn op de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur. Deze strikte regeling laat evenwel onverlet dat in een voorkomend geval bijzondere omstandigheden ertoe kunnen nopen dat de vennootschap een beroep kan doen op de onbevoegdheid van bestuurders, terwijl die onbevoegdheid enkel voortvloeit uit de interne organisatieregels. De redelijkheid en billijkheid kunnen verlangen dat de vennootschap toch een beroep op de onbevoegdheid van haar bestuurders kan doen. De enkele wetenschap van de derde dat het bestuur interne regels overtreedt bij het verrichten van de betreffende rechtshandeling is evenwel onvoldoende.13 In aanvulling hierop kan ook artikel 3:13 BW, misbruik van bevoegdheid, eraan in de weg staan dat een rechtshandeling namens de vennootschap is verricht.14

Bij dit alles dient te worden bedacht dat de vraag wie contractspartij is (geworden) bij een overeenkomst, moet worden beantwoord aan de hand van hetgeen de betrokkenen over en weer hebben verklaard en zij uit elkaars verklaringen en gedragingen redelijkerwijs hebben afgeleid en mochten afleiden.15 Het verrichten van rechtshandelingen is immers onderworpen aan de bepalingen van Boek 3 BW en meer in het bijzonder het samenspel tussen artikel 3:33 en 3:35 BW, de wilsvertrouwensleer. In geval van vertegenwoordiging van de vennootschap kan de vraag rijzen of de rechtshandeling namens de vennootschap is verricht, dan wel of degene die handelt dat voor zichzelf heeft gedaan. Denk aan de situatie dat een bestuurder bij een klant van de vennootschap voor privédoeleinden een bestelling plaatst. Een gestage stroom aan rechtspraak laat zien dat zich in deze sferen problemen kunnen voordoen.16 In dat verband speelt de hoedanigheid waarin is opgetreden een belangrijke rol: de hoedanigheid van bestuurder brengt immers met zich dat namens de vennootschap wordt gehandeld, maar onduidelijkheid kan ontstaan over de vraag of in een voorkomend geval ook die hoedanigheid is aangenomen. Veelal ontstaan in dit opzicht problemen doordat bijvoorbeeld een DGA met het e-mailadres of op briefpapier van de vennootschap correspondeert met de wederpartij over verplichtingen die hij in privé is aangegaan of wilde aangaan, dan wel namens een andere vennootschap waarvan hij eveneens bestuurder is. De wederpartij kan door deze onduidelijkheden geconfronteerd worden met verweren als: ‘u heeft de verkeerde partij aangesproken’ of ‘u moet bij mijn failliete BV zijn en niet bij mij’. Hoewel dus de vertegenwoordigingsregels voor rechtspersonen door striktheid beogen een derde die met een rechtspersoon handelt te beschermen, laat de voorvraag – wie is überhaupt mijn contractspartij? – de nodige ruimte voor discussie, doordat de beantwoording ervan afhankelijk is van de subjectieve partijbedoeling.17 Een belangrijke kanttekening hierbij is de gestage stroom aan rechtspraak waaruit blijkt dat degene die zijn onderneming voert met behulp van een veelvoud aan verbonden rechtspersonen en handelsnamen – en daardoor verwarring zaait over welke entiteit nu als wederpartij bij een contract heeft te gelden – het risico loopt zelf voor de verplichtingen daaruit te moeten opdraaien.18