5.2.2.7 Samenloop van agenderingsverzoeken

Er is sprake van samenloop van agenderingsverzoeken als verschillende agenderingsgerechtigden een soortgelijk agenderingsverzoek indienen.1 Het laat zich voorstellen dat de vennootschap zal willen voorkomen dat ter vergadering twee of meer ongeveer dezelfde agendapunten behandeld moeten worden.

Samenloop kan zich in de eerste plaats voordoen wanneer een 3%- respectievelijk 1%-aandeelhouder een agenderingsverzoek doet, en de achterliggende 3%- respectievelijk 1%-certificaathouder, pandhouder of vruchtgebruiker een soortgelijk verzoek. Deze vorm van samenloop typeer ik als de interne variant. Vanuit het perspectief van de aandelen bezien, komt het soortgelijke agenderingsverzoek van de houder van een certificaat van die aandelen of een pandhouder/vruchtgebruiker met een pandrecht of recht van vruchtgebruik op die aandelen. In de statuten (en in het geval van certificering ook de certificeringsvoorwaarden) kunnen gevallen van interne samenloop worden geregeld. Zo kan bijvoorbeeld worden bepaald dat indien het administratiekantoor en achterliggende certificaathouders hetzelfde onderwerp net anders geagendeerd willen hebben, de tekst en de toelichting van het verzoek van de certificaathouders (de daadwerkelijke kapitaalverschaffers dus) leidend is.2 Bevatten de statuten of de certificeringsvoorwaarden een dergelijke bepaling dan kan het bestuur het soortgelijke agenderingsverzoek van het administratiekantoor naar mijn mening zonder meer weigeren. Maar ook als een regeling over samenloop ontbreekt, is op goede gronden te verdedigen dat het bestuur een van beide verzoeken op grond van art. 2:8 lid 2 BW of art. 3:13 BW dan wel het zwaarwichtig belang kan weigeren. Hoewel geen van de verzoekers de intentie zal hebben met zijn agendapunt de vergaderorde te willen verstoren, is dat vermoedelijk wel wat gebeurt als beide punten in de agenda worden opgenomen. Ik meen dat het bestuur om die reden een van de twee agenderingsverzoeken mag weigeren.3 Het is afhankelijk van de omstandigheden van het geval welk verzoek geweigerd en welk verzoek gehonoreerd dient te worden. Als uitgangspunt kan gelden dat een verzoek van een daadwerkelijke kapitaalverschaffer voorrang heeft. In beginsel gaat het verzoek van de certificaathouder bijvoorbeeld voor het verzoek van het administratiekantoor.

Van de interne variant van samenloop is te onderscheiden de externe variant van samenloop. Deze laatste vorm van samenloop doet zich voor wanneer twee 3%- respectievelijk 1%-aandeelhouders een soortgelijk verzoek doen. Van de externe variant van samenloop is ook sprake indien bijvoorbeeld een certificaathouder een agenderingsverzoek doet en de houder van een pandrecht op andere aandelen als die waarvan de certificaathouder certificaten houdt eveneens. Anders dan bij de interne variant van samenloop het geval is, laat het zich niet goed voorstellen hoe in de statuten bepaald kan worden hoe wordt omgegaan met de externe variant van samenloop. Het laat zich immers niet op voorhand rechtvaardigen waarom in het geval van twee vergelijkbare agenderingsverzoeken die afkomstig zijn van twee verschillende aandeelhouders, het agenderingsverzoek van de ene aandeelhouder voorrang geniet boven dat van de andere. Dat de externe variant van samenloop zich lastiger in de statuten laat reguleren, neemt niet weg dat het onwenselijk is dat twee min of meer dezelfde punten in de agenda worden opgenomen. Het bestuur kan daarom ook hier op grond van art. 2:8 lid 2 BW of art. 3:13 BW dan wel het zwaarwichtig belang een van de twee verzoeken weigeren. Het is wenselijk dat het bestuur voordat hij tot weigering van een van de verzoeken overgaat de verzoekers in de gelegenheid stelt om de twee verzoeken samen te voegen. Dit laatste geldt overigens ook ten aanzien van gevallen van interne samenloop.

Bij beursvennootschappen in den vreemde kan zich nog een andere variant van samenloop voordoen. Als een NV of een BV een notering aan een buitenlandse beurs of ander buitenlands handelssysteem heeft, kan het zo zijn dat als gevolg daarvan naast art. 2:114a of art. 2:224a BW ook een buitenlandse agenderingsregeling op de NV of de BV van toepassing is. Dit doet zich bijvoorbeeld voor bij sommige vennootschappen met een notering in de VS (zie par. 3.4). Alsdan is het denkbaar dat op grond van twee verschillende regelingen twee inhoudelijk vergelijkbare agenderingsverzoeken worden ingediend. Het is in zijn algemeenheid niet te zeggen hoe met deze vorm van samenloop moet worden omgegaan.