5.15.7 Overlegstructuur en evaluaties

Vermogensbeheer is geen exacte wetenschap. De beleggingskeuzes zullen soms wat meer en soms wat minder naar tevredenheid van de klant zijn. Bovendien kunnen wijzigingen in de context van het pensioenfonds tot gewijzigde voorkeuren leiden. Zo kan een verhoogde dekkingsgraad leiden tot meer “risk appetite”.1 Dat leidt dan tot een voorkeur voor beleggingskeuzes die, binnen de afgesproken beleggingsrestricties, risicovoller zijn. Door samen de samenstelling van de beleggingsportefeuille te evalueren, leert de vermogensbeheerder de (wijzigende) wensen van het pensioenfonds kennen. Hij kan dan – uit eigen beweging – zijn werkzaamheden zo goed mogelijk op de wensen van het fonds afstemmen. Dat beperkt de noodzaak voor het fonds om door middel van aanwijzingen of instructies in te grijpen.2

Evaluaties moeten op zowel operationeel als strategisch niveau plaatsvinden. Op het operationele niveau hoort onder meer een beoordeling van de samenstelling van de beleggingsportefeuille, van het behaalde rendement (per beleggingscategorie ná aftrek van kosten),3 van het risiconiveau van de portefeuille, van de wenselijkheid om begrenzingen aan te passen, en van de kosten. Rapportages kunnen, zeker bij tegenvallende resultaten, eenzijdig zijn belicht. Het is aan (het bestuur of leidinggevende medewerkers van) het pensioenfonds om kritisch op die rapportages door te vragen.4

In de operationele evaluatie hoort ook een verantwoording van de vermogensbeheerder voor operationele incidenten in de eigen bedrijfsvoering. Dat kan bijvoorbeeld gaan om transacties die niet, gedeeltelijk of vertraagd zijn uitgevoerd. Verder kan men denken aan de niet-tijdige levering van rapportages, een overtreding van het afgesproken integriteitsbeleid en melding van een tegenstrijdig belang of van een databeveiligingsprobleem.

De conclusie hoeft natuurlijk niet automatisch te zijn dat de vermogensbeheerder steken heeft laten vallen. Achteraf is altijd eenvoudig vast te stellen welke beslissingen beter hadden uitgepakt. Wel kan de vraag opkomen, hoe de vermogensbeheerder een volgende keer denkt te handelen in een vergelijkbare situatie.

De vermogensbeheerder hoort in de evaluatie ook verantwoording af te leggen voor het handelen van partijen die hij heeft ingeschakeld.5

Ook op strategisch niveau is een periodieke evaluatie van de samenwerking op haar plaats. Levert de samenwerking per saldo op wat het pensioenfonds ervan verwacht? Dat ziet niet enkel op rendement, maar ook op het totale niveau aan risicoblootstelling en de kosten van het vermogensbeheer. Worden de verwachtingen niet gehaald, maar ligt dat niet aan de uitvoering, dan kan dat reden zijn om de beleggingsstrategie te heroverwegen. Presteert de dienstverlener zelf niet naar verwachting, dan kan dat reden zijn om uit te zien naar een nieuwe dienstverlener. Ook kan het aanleiding zijn om te onderhandelen over een gedeeltelijke terugbetaling van de door het pensioenfonds betaalde vergoedingen.6 Anderzijds kan de uitkomst van de evaluatie ook reden zijn om een nieuwe deelportefeuille bij de vermogensbeheerder onder te brengen.

Het pensioenfonds en de vermogensbeheerder moeten afspraken maken over hun overleggen. Tot die afspraken behoren de frequentie ervan, de deelnemers aan de overleggen en vaste agendapunten. Sommige evaluaties zal het fonds overigens zelf moeten maken. Dat geldt in het bijzonder voor de vraag of het tijd is om de vermogensbeheerder op te zeggen.7