5.7.2 De offerte-aanvraag

Het komt wel voor dat een pensioenfonds met kandidaat-vermogensbeheerders onderhandelt aan de hand van modelovereenkomsten van die vermogensbeheerders. Het nadeel daarvan is dat de standaard-dienstverlening van de vermogensbeheerder dan het vertrekpunt vormt. Beter is het om uit te gaan van de eigen behoeften. De vervulling daarvan is immers het doel van de uitbesteding. Daarom en onder druk van DNB wordt er steeds vaker onderhandeld aan de hand van een modelovereenkomst die het pensioenfonds zelf heeft opgesteld of laten opstellen.1

Ook bij gebruik van een modelovereenkomst, moeten veel concrete afspraken nog worden ingevuld. Het pensioenfonds kan ook dan het initiatief houden en zijn “control” verbeteren door een offerte-aanvraag op te stellen.2 Het opstellen van de offerte-aanvraag dwingt het pensioenfonds om precies te omschrijven wat de inhoud van de dienst is die het wil afnemen en welke randvoorwaarden het daarbij hanteert. Dit voorkomt onduidelijkheden in de taakopdracht. Onduidelijkheden in de taakopdracht zijn een belangrijk risico bij uitbesteding van vermogensbeheer.3 Naarmate de taakopdracht preciezer wordt geformuleerd, kan de vermogensbeheerder een kwalitatief betere offerte aanleveren. Het leidt er ook toe dat de offertes beter vergelijkbaar zijn.4

Behalve de taakopdracht, moet de offerte-aanvraag alle voorwaarden bevatten die voor het pensioenfonds van belang zijn bij diens keuze van de dienstverlener. In een offerte-aanvraag wordt gewoonlijk gevraagd om een beschrijving van de organisatiestructuur van de vermogensbeheerder, de beleggingsprocessen, de ervaring binnen het klantteam dat voor het pensioenfonds werkzaam zal zijn, de resultaten die de vermogensbeheerder in het verleden met de bewuste beleggingsstrategie heeft behaald, de mogelijke wijzen van rapporteren en een prijsvoorstel.5 Voorts moet men denken aan de beloningsstructuur die de dienstverlener hanteert,6 aansprakelijkheid bij onderuitbesteding, bewijs van de financiële stabiliteit van de vermogensbeheerder, de wijze waarop een beheerste en integere bedrijfsvoering bij de vermogensbeheerder is gewaarborgd en een lijst van referenties.7 Dergelijke voorwaarden kunnen worden verwerkt in een term sheet.8 Het gebruik van een term sheet komt de vergelijkbaarheid van de biedingen ten goede. Bovendien kunnen aan de hand van de term sheet de onderhandelingen worden gevoerd.

Nadat de ingevulde term sheets zijn ontvangen, volgt een nadere selectie. Het pensioenfonds gebruikt daarvoor de eerder vastgestelde afwegingscriteria.9 Het is van belang dat er voor de onderhandelingsfase (minimaal) twee potentiële vermogensbeheerders overblijven. De concurrentiële druk is voor hen een prikkel om ook dan redelijke standpunten in te blijven nemen. Bovendien kan er in de fase van het due diligence-onderzoek nog een kandidaat afvallen.