Btw: formele aspecten

Naast de materiële btw-regelgeving gelden voor btw-ondernemers ook formele bepalingen. Voor de heffing van btw wordt gekeken naar het Europese recht en naar het nationale recht. Echter, voor het formele recht geldt over het algemeen het nationale recht aangezien het formele recht niet geharmoniseerd is. Op basis van rechtspraak en wettelijke bepalingen worden eisen gesteld aan de administratie van een btw-ondernemer. De administratie vormt onder andere de basis voor het indienen van een btw-aangifte. Daarnaast is een btw-ondernemer verantwoordelijk voor het indienen van een aanvaardbare aangifte. Eventuele correcties moeten via een suppletie hersteld worden. Ook worden voorwaarden gesteld aan een factuur die een btw-ondernemer uitreikt of ontvangt.

De Raad van de Europese Unie heeft op 11 maart 2025 de 'Richtlijn BTW in het digitale tijdperk' (EU 2025/516) (VAT in the Digital Age – ViDA) formeel aangenomen. In november 2024 had de Raad een politiek akkoord bereikt. De geleidelijke inwerkingtreding van de aangenomen regelgeving zal aanzienlijke gevolgen hebben voor ondernemers die in de EU handel drijven, met name voor degenen die betrokken zijn bij grensoverschrijdende handel. ViDA brengt nieuwe wetgeving op het gebied van digitale rapportageverplichtingen, onder meer op het gebied van e-invoicing, wijzigingen op het gebied van platformeconomie en het heeft als doel het voorkomen van meerdere btw-registraties.

Administratieplichtigen zijn gehouden een administratie te voeren voor de belastingheffing. Ondernemers voor de btw zijn gehouden om aantekeningen te houden van de door hem en aan hem geleverde prestaties.

Ondernemers richten hun beheersingssystemen in om hun bedrijfsprocessen te optimaliseren en op die manier hun doelstellingen te behalen, ook de fiscale positie is daarbij ook van belang.

De belastingplichtige heeft een zorg- en onderzoeksplicht naar de status en de betrouwbaarheid van zijn afnemer. Het recht op aftrek van betaalde btw, teruggave van btw of het nultarief kunnen (achteraf) worden geweigerd.

Eenieder is desgevraagd (op verzoek van de inspecteur) verplicht tot inlichtingenverstrekking aan de inspecteur.

Een steekproef wordt door de Belastingdienst doorgaans ingezet bij een boekenonderzoek om zo een efficiënte controle uit te voeren.

De Btw-richtlijn heeft geen rechtstreekse werking, maar de lidstaten zijn verplicht tot implementatie in de nationale wetgeving.

De Btw-verordening heeft in de lidstaat rechtstreekse toepassing. In de Btw-verordening zijn de bepalingen vervat die dienen ter uitvoering en uitlegging van de Btw-richtlijn.

Het aangiftetijdvak waarover de omzetbelasting moet worden betaald is in beginsel het kalenderkwartaal.

De belastingplichtige die een aangifte omzetbelasting de afgelopen vijf kalenderjaren onjuist of onvolledig heeft gedaan, is gehouden om een suppletie in te dienen binnen 8 weken na constatering.

De factuurvereisten zijn wettelijke vastgesteld in de nationale wet evenals in de Btw-richtlijn.

Een btw-ondernemer heeft in principe geen recht op aftrek als hij niet beschikt over een correcte en juiste factuur.

Ondernemers en externe adviseurs streven naar een fiscaal aanvaardbare aangifte. Wat onder dit begrip wordt verstaan is niet gecodificeerd in de Algemene Wet Rijksbelastingen (AWR). Wel wordt de fiscaal aanvaardbare aangifte gehanteerd als norm vanuit de Belastingdienst.

Een naheffingsaanslag, al dan niet voortvloeiend uit een suppletie of boekenonderzoek, kan binnen vijf kalenderjaren worden opgelegd indien de aangifte omzetbelasting niet juist of onvolledig is ingediend.

Een belastingplichtige kan bezwaar maken tegen de voldoening op eigen aangifte of de opgelegde teruggaaf beschikking volgend uit de ingediende aangifte. Een andere mogelijkheid tot bezwaar is tegen een opgelegde naheffingsaanslag of het uitblijven van een beslissing van de Belastingdienst binnen een redelijke termijn. Zie meer hierover in het Thema: Bezwaar: het gesloten stelsel van rechtsbescherming.

De belanghebbende kan tegen de beslissing op bezwaar door de Belastingdienst binnen zes weken na dagtekening van deze beslissing of bekendmaking beroep aantekenen. Zie meer hierover in het thema: Beroep: rechtsbescherming door de belastingrechter.