De agenda en het agenderingsrecht bij kapitaalvennootschappen (VDHI nr. 176) 2022/2.2.2:2.2.2 De vermelding van de te behandelen onderwerpen

De agenda en het agenderingsrecht bij kapitaalvennootschappen (VDHI nr. 176) 2022/2.2.2

2.2.2 De vermelding van de te behandelen onderwerpen

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

Nu duidelijk is dat de te behandelen onderwerpen de agenda voor een algemene vergadering vormen, is het van belang te weten hoe de opsteller van de agenda een stem- of bespreekpunt wat betreft vorm en inhoud moet vermelden. Bij formele punten speelt deze vraag niet. De formele punten laten zich niet anders dan als zodanig (‘Opening’, ‘Pauze’, ‘Sluiting’) vermelden. Hetzelfde geldt voor de rondvraag.1

De wet bepaalt niet in welke taal de agenda moet worden opgesteld. Voor beursvennootschappen wordt aangenomen dat zij zelf mogen bepalen of zij de agenda met bijbehorende documenten in het Nederlands of het Engels publiceren.2 Ik ben het daarmee eens. Voor niet-beursvennootschappen zou ik willen aannemen dat een Nederlandstalige agenda het uitgangspunt is, waarvan onder omstandigheden mag worden afgeweken. Het voorstel tot statutenwijziging moet ex art. 2:124/234 lid 1 BW altijd ten minste in het Nederlands worden opgesteld.

Als de agenda zowel in het Nederlands als in het Engels wordt opgesteld is het de vraag welke tekst prevaleert in geval van een discrepantie. Met Stroeve en Cremers meen ik dat dit afhankelijk is van de omstandigheden van het geval. Zie voor een voorbeeld van een (door de OK bekritiseerde) discrepantie in de Nederlandse en de Engelse versie van een toelichting op een agendapunt OK 13 mei 2009, ECLI:NL:GHAMS:2009:BI3721 (Hermes c.s./ASMI), r.o. 2.14-2.15.

Over hoe de agendapunten vermeld moeten worden, zwijgt de wet. De parlementaire geschiedenis bevat evenmin voorschriften. In de literatuur is men eensgezind: op basis van een agendapunt moeten de opgeroepenen3 objectief gezien, kunnen beoordelen of hun belangen door de behandeling ervan worden geraakt.4 Is dat niet mogelijk, dan geldt de behandeling van het onderwerp als niet-aangekondigd. Uit de wet volgt dat dan omtrent het betreffende onderwerp in beginsel niet wettig kan worden besloten. Bij de NV kan dat alsnog wel als het besluit met algemene stemmen wordt genomen in een vergadering waarin het gehele geplaatste kapitaal is vertegenwoordigd (art. 2:114 lid 2 BW). Bij de BV is besluitvorming ondanks een ontoereikende aankondiging mogelijk als (i) alle vergadergerechtigden ermee hebben ingestemd dat de besluitvorming over het onderwerp plaatsvindt en (ii) de bestuurders en commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om advies uit te brengen (art. 2:224 lid 2 BW). Dat omtrent het onderwerp niet wettig kan worden besloten, wil zeggen dat het desondanks genomen besluit vernietigbaar is op grond van art. 2:15 lid 1 sub a BW.5 Mijns inziens is het niet mogelijk om in de statuten te bepalen dat over niet-geagendeerde onderwerpen niet besloten kan worden.6 Art. 2:25 jo art 2:15 lid 1 sub a jo art. 2:114/224 lid 2 BW verzet zich daartegen.

Naast dat de niet-correcte vermelding van een onderwerp tot vernietigbaarheid van een genomen besluit leidt, geldt dat een zorgvuldige voorbereiding van de besluitvorming in de algemene vergadering een beginsel van behoorlijk ondernemingsbestuur is.7 Het niet-correct vermelden van een onderwerp kan daarom onder omstandigheden gegronde redenen opleveren om aan een juist beleid en een juiste gang van zaken te twijfelen. Ook is het denkbaar dat de onjuiste vermelding van een onderwerp ernstig verwijtbaar is als bedoeld in art. 2:9 BW.

Maar wanneer kan een opgeroepene op basis van de vermelding van het agendapunt objectief gezien beoordelen of zijn belangen door de behandeling ervan worden geraakt? Dat verschilt per onderwerp en hangt af van de omstandigheden van het geval. Dumoulin noemt als voorbeelden van relevante omstandigheden: hetgeen gebruikelijk is bij de betrokken vennootschap, de redelijke verwachtingen van de aandeelhouders en vergadergerechtigden, hun maatschappelijke achtergrond en de mate waarin zij bij de gang van zaken in de vennootschap zijn betrokken.8 Assink schrijft dat het er in essentie telkens om gaat dat: (i) alle materiële informatie die redelijkerwijs voorhanden is wordt verstrekt, (ii) de verstrekte informatie begrijpelijk is voor de vergadergerechtigden, en (iii) een adequaat beeld wordt geschetst van de ter vergadering te behandelen onderwerpen.9 Ik ga hieronder op elk van de door Assink onderscheiden ‘vereisten’ nader in.10 Omdat de correcte vermelding van agendapunten vanwege de dreigende sanctie van vernietigbaarheid met name van belang is voor besluitpunten, ga ik bij de bespreking van de vereisten steeds uit van een besluitpunt. In par. 2.2.2.5 zet ik vervolgens uiteen in hoeverre de vereisten ook gelden voor beslis- en bespreekpunten.

2.2.2.1 Verstrekking van materieel voorhanden zijnde informatie2.2.2.2 Begrijpelijkheid van de informatie2.2.2.3 Adequaat beeld2.2.2.4 Enkele vermeldingsperikelen2.2.2.5 Vereisten aan vermelding beslis- en bespreekpunten

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.