2.16 Art. 33 Rv; elektronisch verkeer in civiele procedures

In zijn advisering betreffende de voorgenomen wijziging van de Awb had de Hoge Raad der Nederlanden erop aangedrongen, dat de wetgever zich op korte termijn zou bezinnen over het al dan niet invoeren van een regeling voor het elektronische verkeer met de gerechten. Kort daarna is inderdaad ook op het gebied van het civiele procesrecht beweging ontstaan. Inmiddels voorziet de wet (Wet afschaffing procuraat en invoering elektronisch berichtenverkeer)1 in afschaffing van het procuraat in burgerlijke zaken en de invoering van elektronisch berichtenverkeer.

De wet schaft in civiele zaken de bestaande verplichte procesvertegenwoordiging door een procureur af. Dit betekent dat de regel is vervallen dat een advocaat in een ander arrondissement dan waarin hij gevestigd is bij een rechtbank, voor zover het niet kantonzaken betreft, of een gerechtshof alleen kan procederen door gebruik te maken van diensten van een in dat arrondissement ingeschreven procureur. De procureur moest oorspronkelijk zorgen voor een ordelijk verloop van de procedure. Hij had vroeger een ambtelijke aanstelling en zijn beroep was niet verenigbaar met dat van advocaat. In 1879 verviel de ambtelijke aanstelling en werd het beroep van procureur verenigbaar met dat van advocaat. Daar het aanbrengen van procedures, de agendering van de behandeling en de wijze van correspondentie per arrondissement sterk konden verschillen, was de hulp van een procureur met kennis van de plaatselijke gebruiken onontkoombaar. Tegenwoordig bestaan reglementen die de wijze van procederen zoveel mogelijk uniform maken. De gedachte is dat advocaten van buiten het arrondissement waarin wordt geprocedeerd in staat kunnen worden geacht ook buiten hun arrondissement alle proceshandelingen te verrichten, vandaar het voorstel tot afschaffing van het procuraat over te gaan. Ook de griffies zullen bepaalde werkzaamheden van de procureur uitvoeren, zoals het onderhouden van de contacten met de advocaten.

Het aantal advocaten waar een griffie rechtstreeks mee te maken krijgt zal door de afschaffing van het procuraat toenemen. Deze ontwikkelingen kunnen leiden tot een werklaststijging bij de griffies.

Wat hiervan moge zijn, belangrijker voor ons onderwerp is dat de wetgever dit het moment acht om, ter bevordering van een efficiënt berichtenverkeer, het elektronische berichtenverkeer tussen advocatuur en gerechten te regelen. Dat gebeurt in deze wet. Een voorbeeld voor arbitrage!

Om een mogelijke werklaststijging op te vangen is elektronisch berichtenverkeer tussen gerechten en advocatuur ontwikkeld. De Raad voor de Rechtspraak heeft het project landelijk procederen gestart, dat voorziet in elektronische communicatie over rolberichten, zoals het vragen van aanhouding van een proceshandeling of datum voor pleidooi, en de aanpassing van de werkwijzen van de rolgriffies. Met ingang van 1 september 2008 is voorzien in elektronisch berichtenverkeer in handelszaken bij de rechtbanken en in een roljournaal met berichtenverkeer voor handelszaken bij de gerechtshoven en het digitaal betalen van griffierecht. Op die manier probeert men tegemoet te komen aan het wegvallen van de tussenpersoon van de procureur bij de rolbehandeling. Het is uitdrukkelijk de bedoeling om het op termijn mogelijk te maken dat ook andere berichten dan rolberichten, zoals processtukken (in de MvT worden genoemd: verzoekschriften, akten en conclusies) elektronisch worden verzonden.

In de wet is daarom een algemene bepaling opgenomen met betrekking tot het elektronisch verzenden van berichten, zie de laatste zin van art. 33 lid 1 Rv.

Een verzending voorgeschreven per 'gewone brief zal ook elektronisch kunnen worden gedaan. Zo kan een oproeping bij gewone brief van verzoekers of van in een procedure verschenen belanghebbenden in beginsel ook elektronisch plaatsvinden. Ook een aangetekende brief kan in beginsel elektronisch worden verzonden, evenals verzoekschriften en verweerschriften. Als voorbeeld van een processtuk, dat 'in beginsel thans nog niet' langs elektronische weg kan worden verzonden noemt de Memorie van Toelichting de dagvaarding.2 Deze dient aan de gedaagde te worden betekend en het originele exemplaar dient ter griffie te worden ingeleverd. Volgens het landelijk rolreglement kan overigens in spoedgevallen de dagvaarding per fax worden aangeboden, mits binnen een termijn van twee weken alsnog de originele dagvaarding wordt aangeboden.

Evenals berichten in schriftelijke vorm zullen elektronische berichten geauthentificeerd moeten kunnen worden. De wetgever onderkent dat een aantal elektronische stukken evenals gewone schriftelijke stukken zal dienen te worden ondertekend, zoals conclusies en akten in zaken waarin niet in persoon wordt geprocedeerd (art. 83, tweede lid, Rv). Deze moeten worden ondertekend door een procureur en na afschaffing van het procuraat door een advocaat. Hier komen art. 3:15a, 15b en 15c BW van pas. De eerste twee artikelen geven regels over het gebruik van de elektronische handtekening en volgens art. 3:15c vinden de bepalingen buiten het vermogensrecht overeenkomstige toepassing, voor zover de aard van de rechtshandeling of van de rechtsbetrekking zich daartegen niet verzet. In de hier bedoelde gevallen zullen, aldus de toelichting, deze bepalingen dan ook kunnen worden toegepast.3

Als het tijdstip waarop een verzoek, mededeling of processtuk elektronisch door een gerecht is ontvangen, geldt volgens het derde lid het tijdstip waarop dit verzoek, de mededeling of het processtuk een systeem van gegevensverwerking heeft bereikt, waarvoor het gerecht verantwoordelijkheid draagt. Uit de Memorie van Toelichting volgt dat dit van belang wordt geacht om te kunnen constateren of het bericht tijdig is ontvangen.4 Daarbij wordt onder een systeem van gegevensverwerking, evenals in de Awb, verstaan een systeem voor het genereren, verzenden, ontvangen, opslaan of op een andere wijze verwerken van gegevens. Het is hier niet van belang wiens systeem van gegevensverwerking het betreft; het gaat om de verantwoordelijkheid die voor een systeem wordt gedragen. Die verantwoordelijkheid kan zowel de ICTdiensten in eigen beheer als die uitbesteed aan derden omvatten, aldus de Memorie van Toelichting.

De Raad van State heeft aandacht gevraagd voor een situatie waarin berichten of stukken bij de eindserver worden opgehouden. In de MvT wordt hierover opgemerkt dat ervan kan worden uitgegaan dat de gerechten verantwoordelijkheid dragen voor de eindserver waarvan deze gebruik maken en dat het ophouden van berichten of stukken bij de eindserver niet voor risico komt van de rechtzoekenden of hun advocaten. Evenals voor faxen gold, art. 33 Rv (oud), geldt nu dat ook andere elektronische verzendingen die voor 24.00 uur van de laatste dag van de lopende termijn zijn ontvangen gelden als binnen de termijn ingediend. Er zij aan herinnerd dat de Hoge Raad voor de fax heeft beslist dat indien de ontvangst van een fax is aangevangen vóór 24.00 uur, maar na 24.00 uur wordt voltooid, de gehele fax wordt beschouwd als vóór 24.00 uur ontvangen.5 Dit kan ook voor andere elektronische verzendingen worden aangenomen, aldus de MvT.

De ontvangst vindt niet eerst plaats als het bericht daadwerkelijk is geopend; of en wanneer een bericht wordt geopend hoort, evenals bij een gewone brief, tot de verantwoordelijkheid van de ontvanger.

Voorlopig kunnen processtukken nog niet elektronisch worden verzonden en is er een beperking tot verzoeken en mededelingen. Deze kunnen volgens de wet (ook) elektronisch worden gedaan, indien van deze mogelijkheid voor het desbetreffende gerecht blijkt uit een voor dat gerecht vastgesteld procesreglement,6 Een gerecht kan een verzoek dat of mededeling die tot een of meer geadresseerden is gericht, elektronisch verzenden voor zover de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is.

In het derde lid wordt als tijdstip waarop een verzoek, mededeling, of processtuk door een gerecht is ontvangen aangewezen het tijdstip waarop het verzoek, de mededeling of het processtuk een systeem voor gegevensverwerking heeft bereikt waarvoor het gerecht verantwoordelijkheid draagt.

Ten slotte bepaalt lid 4 dat als tijdstip waarop een verzoek, mededeling of processtuk door een gerecht elektronisch is verzonden het tijdstip geldt waarop het bericht een systeem voor elektronische gegevensverwerking heeft bereikt waarvoor het gerecht geen verantwoordelijkheid draagt.

Volgens de MvT kan bij verzoeken en mededelingen onder meer worden gedacht aan eenvoudige rolberichten, zoals het vragen van en verlenen van een datum voor pleidooi en het opgeven van verhinderdata. Op termijn moet het mogelijk worden ook processtukken, zoals onder meer verzoekschriften, akten en conclusies, elektronisch te verzenden, aldus de laatste zin van het lid 2.

Om een bericht elektronisch te kunnen versturen is vereist dat de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt dat hij langs die weg voldoende bereikbaar is. Volgens de toelichting wordt het elektronische postadres van advocaten op het tableau vermeld en mogen gerechten ervan uitgaan dat advocaten op dit adres elektronisch bereikbaar zijn. Zij worden kennelijk beschouwd als professionals van wie medewerking aan de moderne vormen van communicatie mag worden verlangd.

Voor andere geadresseerden dan advocaten geldt dat zij moeten aangeven dat zij op een aangegeven elektronisch adres bereikbaar zijn, waarbij als uitgangspunt kan gelden dat wanneer men zich elektronisch tot een gerecht wendt, men op dit adres bereikbaar is, tenzij uit een uitdrukkelijke mededeling volgt dat dit anders is.7

Tijdens de behandeling in de Eerste Kamer is van de zijde van de fractie van het CDA opgemerkt8 dat het op het eerste gezicht een beetje cynisch lijkt dat de MvT zich beroept op de uitgangspunten van de Nota WES, die nevenschikking van oud en nieuw veronderstelt in plaats van verdringing van schriftelijke stukkenwisseling door een elektronische. De overheid zelf legt die uitgangspunten op andere gebieden wel eens naast zich neer, constateerde de fractie, bijvoorbeeld wanneer het gaat om de aangiften inkomstenbelasting; de papieren modaliteit is daar verdrongen door de elektronische, niettegenstaande de Nota, aldus de CDA-fractie.

Het antwoord van staatssecretaris Albayrak luidde dat een verplichtstelling van het gebruik van elektronisch berichtenverkeer vooralsnog niet aan de orde is in zaken waarin in persoon kan worden geprocedeerd. In kantonzaken zal dan ook een mondelinge rolbehandeling mogelijk blijven. Ondernemers, die zelf geen computer hebben en wier fiscaal intermediair geen computer heeft, kunnen ontheffing vragen van de verplichting elektronisch aangifte te doen (die verplichting bestaat voor o.a. inkomstenbelasting met winst uit onderneming, de aangifte vennootschapsbelasting en de aangifte omzetbelasting). Voor particulieren bestaat geen elektronische aangifteplicht. Een en ander is niet in strijd met de uitgangspunten van de nota wetgeving voor de elektronische snelweg, aldus de staatssecretaris.9

Kortom: de gewone burger wordt niet gedwongen on-line te gaan in zijn betrekkingen met de overheid, maar hij mag het wel. De ondernemer die belastingaangifte moet doen echter wordt geacht met een computer overweg te kunnen en zijn contact met de overheid on-line te kunnen hebben, maar hij kan zonodig ontheffing vragen.

Niemand wordt gedwongen tegen zijn wil on-line te gaan (behalve de professionele advocaat).

In de Eerste Kamer is voorts door de VVD-fractie aan de minister gevraagd of het juist is dat niet is voorzien in een ontvangstbevestiging bij het elektronische berichtenverkeer, noch van de kant van de griffie, noch van de kant van de advocaat, en zo ja, hoe dan een hapering in het elektronische berichtenverkeer bijtijds valt te constateren. Ook rees de vraag of bij een aangetekende brief, die in beginsel elektronisch kan worden verzonden, aldus de MvT op p. 14, niet tevens een ontvangstbevestiging dient te worden verzonden.

De staatssecretaris antwoordt dat het de bedoeling is (het elektronische rolberichtenverkeer was op het moment van haar antwoord, 28 juni 2007, nog in ontwikkeling), dat de verzender per e-mail een ontvangstbevestiging krijgt. In het geval dat een geschil ontstaat over het tijdstip van ontvangst wordt een mogelijkheid gemaakt om het centrale logboek in te zien. Met betrekking tot het aangetekend verzenden merkt de Staatsecretaris op dat dit kan plaatsvinden door 'gewoon' aangetekend te verzenden, waarbij de verzender een verzendbewijs ontvangt en met bericht van ontvangst. Wanneer een brief elektronisch aangetekend wordt verzonden, zal in dat laatste geval in ieder geval een elektronische ontvangstbevestiging worden verzonden.

Het tweede lid van art. 33 Rv voorziet in het stellen van nadere regels bij algemene maatregel van bestuur. Dit is geworden het Besluit betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid elektronisch rolberichtenverkeer (inwerkingtreding 1 september 2008, tegelijk met de wijziging van art. 33 Rv). Het besluit ziet niet op verzending van overige berichten, zoals processtukken, die dienen vooralsnog op de gebruikelijke wijze aan een gerecht te worden gezonden. In het besluit is aansluiting gezocht bij de beginselen van betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid die in de Memorie van Toelichting van de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer worden genoemd en bij nationale en internationale normen voor informatiebeveiliging.10Art. 1 van het Besluit stelt aan de betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid van het elektronisch verzenden van verzoeken en mededelingen met betrekking tot de rol de volgende eisen:

Het elektronische rolberichtenverkeer is gebaseerd op het roljournaal en wordt gebruikt door de rechtbanken en gerechtshoven. Het roljournaal is een systeem van de rechtspraak voor advocaten om de actuele rol voor civiele handelszaken via internet te kunnen inzien. Dit roljournaal is door de Raad voor de rechtspraak ontwikkeld tot een systeem waarmee ook de rolberichten, zoals het vragen van uitstel voor een bepaalde proceshandeling of het vragen van een datum voor pleidooien aan de rechter, elektronisch kunnen worden verzonden. Aan het roljournaal is de mogelijkheid toegevoegd om B-formulieren (rechtbanken) en H-formulieren (gerechtshoven) elektronisch te verzenden. Dit zijn formulieren waarmee rolhandelingen kunnen worden aangegeven.

Een gerecht bevestigt onverwijld elektronisch de ontvangst van elektronisch verzonden verzoeken en mededelingen aangaande de rol, aldus art. 2 van het Besluit. De staatssecretaris had dit, zoals gezegd, al aangekondigd bij de behandeling van het wetsvoorstel in de Eerste Kamer.

Op de rolzitting, die een administratief karakter heeft, wordt een beslissing genomen naar aanleiding van deze berichten. Deze rolhandelingen worden door de griffie verwerkt en de bijgewerkte rol is vervolgens in de regel de dag na de rolzitting te raadplegen, aldus de Nota van toelichting. Een en ander is uitgewerkt in de procesreglementen van de rechtbanken en de gerechtshoven.

Ook hier wordt verwezen naar de belangrijke beginselen van betrouwbaarheid, die ieder op een eigen facet van beveiliging zien:

Op het punt van de beveiliging wordt aangesloten bij nationale en internationale normen voor informatiebeveiliging. Onder de nationale normen valt onder andere het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid (VIR) waaraan de rechtspraak gehouden is. Het VIR bevat een aantal inhoudelijke voorschriften die ervoor moeten zorgen dat de juiste beveiligingsmaatregelen getroffen worden. Een Afhankelijkheden en Kwetsbaarheden (A&K)-analyse is hiervan een belangrijk onderdeel. Internationale normen zijn NEN-ISO/IEC 17799 (Codes voor informatiebeveiliging) en NEN-ISO IEC 27001 (managementsystemen voor informatiebeveiliging), aldus de Nota van Toelichting.

In de toelichting worden drie niveaus van betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid onderscheiden; maximaal, voldoende en pro forma. Kennelijk vindt de staatssecretaris het middelste niveau ('voldoende') hier aangewezen met als argument dat de aard en de inhoud van rolberichten en het doel waarvoor zij worden gebruikt het niet noodzakelijk maken te kiezen voor het hoogste beveilingsniveau.

Daaraan zal wellicht niet vreemd zijn dat in art. 2 is bepaald dat het gerecht de ontvangst van elektronisch verzonden verzoeken en mededelingen (elektronisch) bevestigt, dit naar aanleiding van een suggestie van de Raad voor de rechtspraak teneinde de verzender meer duidelijkheid te verschaffen. Wanneer het elektronisch indienen van processtukken mogelijk wordt zal het voor deze 'stukken' te handhaven beveiligingsniveau bij die gelegenheid mogelijk opnieuw worden beoordeeld, Denkbaar is dat die stukken een hoger beveiligingsniveau verdienen.