2.5.7.2 Functie van de evaluatie

Allereerst de functie van een evaluatie. De functie van de evaluatie is meerhoofdig. Het draagt bij aan het in kaart brengen van (onder andere) het gedrag van de bestuurders en commissarissen.1 De evaluatie biedt daarnaast een podium voor het geven van feedback aan elkaar. Waar dit buiten de evaluatie als ‘onverwacht’ ontvangen kan worden, is binnen een evaluatie in ieder geval duidelijk dat feedback op het functioneren te verwachten valt. Het biedt een legitieme mogelijkheid om doorgaans moeilijk bespreekbare onderwerpen bespreekbaar te maken.2 Zonder feedback is leren over het eigen gedrag lastig.3 Binnen de setting van de evaluatie kan de psychologische veiligheid worden gecreëerd die vereist is voor het delen van informatie.4 Tijdens een evaluatie kan aan het licht komen welke (individuele) competenties binnen de rvb ontbreken of in ieder geval aanvulling verdienen. Daarnaast geeft een goede evaluatie de bestuurders en commissarissen de tools om effectief met elkaar te communiceren. Daardoor kunnen de bestuurders uiteindelijk meer op één lijn samenwerken, hebben zij dezelfde doelen voor ogen en wordt de taakverdeling tussen de bestuurders onderling en de commissarissen onderling (en tussen beide organen) meer helder. Dit komt ten goede aan de effectiviteit van het bestuur en toezicht en de prestaties van de vennootschap als geheel. Een evaluatie houdt betrokkenen scherp en toont vastgeroeste patronen. Leemtes kunnen aan het licht komen, de strategie kan worden aangescherpt en waar nodig kunnen concrete verbeterpunten worden geformuleerd en geïmplementeerd.5 Tegelijkertijd zijn ook nadelen verbonden aan een evaluatie. Zo kan het voor de individuele leden confronterend zijn om een kritische reflectie te ondergaan. Een evaluatie kan de ‘goede’ gang van zaken binnen de rvb en/of de rvc verstoren. Een evaluatie kan leiden tot verminderde groepscohesie en tot onjuiste interpretatie van de individuele opmerkingen. Gelet op deze nadelen is het dan ook van belang dat de evaluatie zorgvuldig wordt aangepakt, dat vooraf voldoende draagvlak wordt gecreëerd en dat de evaluatie wordt geleid door een persoon waar de andere individuen vertrouwen in hebben. Bij het draagvlak voor de evaluatie kan het egobeschermingsperspectief een rol spelen. Feedback kan een schadelijke invloed hebben op de trots en het ego van het individu. Ook het imagobeschermingsperspectief kan een rol spelen. Daarbij is sprake van de wens tot instandhouding van het positieve beeld dat anderen van jou als individu hebben. Het benoemen en bespreken van deze perspectieven is waardevol. Aan het imagobeschermingsperspectief kan tegemoet gekomen worden door afspraken te maken over de anonimiteit van de gegeven antwoorden op een vragenlijst. Verschillende scenario’s zijn mogelijk: (1) enkel de leider van de evaluatie heeft de beschikking over alle ingevulde vragenlijsten; (2) de leider van de evaluatie deelt het gemiddelde van de individuele scores met het individu op wie de scores betrekking hebben; (3) de leider van de evaluatie deelt het gemiddelde van de individuele scores met het individu op wie de scores betrekking hebben, en maakt eveneens inzichtelijk wie welke score aan die bestuurder heeft toegekend; (4) de leider van de evaluatie deelt alle scores met iedereen.