4.7.5 Deponering op het adres van de vennootschap of aan de woonplaats van een bestuurder, elektronisch toegankelijk maken

Tegelijkertijd met de nederlegging bij het handelsregister legt het bestuur:

neer ten kantore van de vennootschap of, bij gebreke van een kantoor, aan de woonplaats van een bestuurder of maakt deze langs elektronische weg toegankelijk. De stukken liggen tot het tijdstip van de fusie, en op het adres van de verkrijgende rechtspersoon onderscheidenlijk van een bestuurder daarvan nog zes maanden nadien, ter inzage of zijn elektronisch toegankelijk, voor de aandeelhouders, en voor hen die een bijzonder recht jegens de vennootschap hebben, zoals een recht op een uitkering van winst of tot het nemen van aandelen. In dit tijdvak kunnen zij kosteloos een afschrift daarvan krijgen. Een afschrift mag elektronisch worden verstrekt als een aandeelhouder daarmee heeft ingestemd. De vennootschap is niet gehouden om afschriften te verstrekken in het geval dat aandeelhouders de mogelijkheid hebben om een elektronisch afschrift van de stukken op te slaan.2

De regeling is gebaseerd op het dwingende voorschrift van artikel 11 Derde Richtlijn. Dat schrijft voor dat iedere aandeelhouder ten kantore van de vennootschap van de stukken kennis moet kunnen nemen. Als eerder vernield kent de Richtlijn GOF dergelijke regelingen niet. De Richtlijn GOF schrijft slechts voor dat:

Aan dit laatste onderdeel is getracht uitvoering te geven in artikel 333f dat luidt:

De mogelijkheid de stukken via elektronische weg toegankelijk te maken is van recente datum.4 De vennootschap kan de stukken beschikbaar stellen op de eigen internetsite. Als de stukken elektronisch raadpleegbaar en reproduceerbaar zijn, is het bestuur niet lager gehouden om afschriften te verstrekken.5

De stukken liggen ter inzage of zijn elektronisch toegankelijk voor de aandeelhouders, en voor hen die een bijzonder recht jegens de vennootschap hebben, zoals een recht op een uitkering van winst of tot het nemen van aandelen alsmede wat de toelichting betreft voor de OR, of bij gebreke daarvan voor de werknemers van de vennootschap.

De groep van personen die recht op inzage of toegang en recht op een afschrift heeft van de betreffende stukken (de aandeelhouders en de bijzonder gerechtigden) wordt aangevuld met houders van met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaten van haar aandelen.6 Met hen zijn gelijkgesteld pandhouders en vruchtgebruikers met stemrecht.7

In § 4.7.2 merkte ik op dat het tot de taak van de notaris behoort daadwerkelijk na te gaan of de openbaar te maken stukken juist zijn gedeponeerd en of zij gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn ook ter inzage hebben gelegen bij de Kamer van Koophandel. Voor de openbaarmaking van de stukken die ter inzage moeten liggen op het adres van de vennootschap of aan de woonplaats van een bestuurder danwel via elektronische weg toegankelijk moeten zijn geldt dat ook. In de eerste plaats zal de notaris moeten nagaan wat het adres van de vennootschap is. Daartoe kan hij afgaan op de informatie die het handelsregister hem verstrekt. Moet deponering plaatsvinden aan de woonplaats van een bestuurder dan zal de notaris de juistheid daarvan kunnen nagaan bij de Gemeentelijke Basis Administratie. In de praktijk zal het er op neer komen dat de notaris na verloop van de termijn dat de stukken ter inzage moeten liggen, een verklaring aan het bestuur van de vennootschap vraagt waaruit blijkt dat de stukken ononderbroken ter inzage hebben gelegen. De omstandigheden van het geval bepalen ook hier de reikwijdte van het materiële kader waarbinnen de notaris dient op te treden. Op grond daarvan kan een eigen onderzoek van de notaris ter plaatse nodig zijn.8 Ook zal hij moeten nagaan of alle voorgeschreven stukken gedeponeerd zijn. Omdat de samenstelling van deze stukken kan afwijken van de samenstelling van de stukken die gedeponeerd moeten worden bij het handelsregister kan extra onderzoek nodig zijn. Zo zal de notaris bij gerede twijfel over in de praktijk gebruikelijke bestuursverklaringen ten aanzien van de vraag of de OR schriftelijk advies heeft uitgebracht zelf (de voorzitter van) de OR moeten raadplegen.