5.5.7 Inschrijvings- en terugbetalingsorders en portefeuilletransacties

Beheerders moeten gegevens over ontvangen inschrijvings- en terugbetalingsorders centraliseren en bijhouden.1 Welke gegevens dat zijn, is gespecifieerd in de Richtlijn.2 De beheerder dient deze gegevens vijf jaar te bewaren of langer indien dit door de toezichthouder van de beheerder noodzakelijk wordt bevonden voor het uitoefenen van zijn toezicht.3 De bewaarplicht strekt ertoe om de toezichthouder in staat te stellen achteraf na te gaan of de beheerder zorgvuldig heeft gehandeld.4

De gegevens moeten zodanig bewaard worden dat een toezichthouder de informatie vlot kan raadplegen.5 Ook moeten eventuele aangebrachte wijzigingen gemakkelijk kunnen worden achterhaald.

Wanneer een beheerder een inschrijvings- of terugbetalingsorder van een deelnemer heeft uitgevoerd, moet hij de deelnemer op een duurzame drager6 informeren over de uitvoering van de order.7 Dit dient zo snel mogelijk te gebeuren; uiterlijk op de eerste werkdag na uitvoering van de order of, indien de beheerder een bevestiging ontvangt van een derde, uiterlijk op de eerste werkdag na ontvangst van de bevestiging van deze derde.8 Indien een derde (bijvoorbeeld een distributeur) deze bevestiging stuurt met dezelfde informatie, hoeft de beheerder deze bevestiging niet ook te sturen. Op verzoek van de deelnemer dient een beheerder aan de deelnemer informatie over de status van diens order te verstrekken.9