6.5.2.2 Verplichtingen ten aanzien van de overige activa

De bewaarder dient voor de activa die niet bewaring genomen kunnen worden, na te gaan of de icbe (of de beheerder die voor rekening van de icbe optreedt) de eigenaar is van deze activa.1 Hier heeft de bewaarder dus een controlerende taak. De beheerder of de icbe dient alle informatie aan de bewaarder te verstrekken die hij nodig heeft voor het uitvoeren van deze taak.2 Bovendien moet de beheerder of de icbe ervoor zorgen dat de bewaarder de relevante informatie van derden ontvangt. De bewaarder dient de controle uit te voeren op basis van deze informatie en, indien voorhanden, op basis van extern bewijsmateriaal.3 In de icbe-regelgeving is niet voorgeschreven wat voor informatie dit moet zijn. Volgens de toelichting kan die informatie bijvoorbeeld een kopie zijn van een officieel document dat bewijst dat de icbe de eigenaar is van het activum.4 De bewaarder moet het bewijs in ieder geval passend achten.5 Voor derivatentransacties en effectenfinancieringstransacties kan hierbij gedacht worden aan de informatie die in transactieregisters is opgenomen.6 Alle derivatentransacties en effectenfinancieringstransacties, waarderingen en onderpandposities moeten aan transactieregisters gerapporteerd worden.7 Als een bewaarder toegang krijgt tot deze informatie, kan hij deze informatie meenemen als bewijsmateriaal. De informatie kan ook aangeleverd worden door een betrokken derde.8 De bewaarder dient in ieder geval onverwijld toegang te hebben tot de relevante gegevens en over voldoende en betrouwbare gegevens te beschikken om de controle uit te voeren.

De bewaarder moet van alle activa van de icbe een register bijhouden en dit register up-to-date houden.9 In dit register moet worden opgenomen wat de nominale waarde is van de activa en wie de eigenaar ervan is. Met dit register moet de bewaarder op elk moment in staat zijn om een actueel activaoverzicht van de icbe op te leveren. Om een dergelijk actueel overzicht samen te kunnen stellen, dient de bewaarder procedures in te stellen die voorkomen dat activa overgedragen of uitgewisseld kunnen worden zonder dat de bewaarder of een subbewaarder hierover wordt ingelicht.

De bewaarder dient de icbe of zijn beheerder te verplichten om middels passende procedures eveneens na te gaan of de activa die de icbe verworven heeft ook daadwerkelijk op naam van de icbe zijn geregistreerd. Bovendien moet de bewaarder de posities die de icbe registreert vergelijken met de posities die hij zelf heeft geregistreerd. Hiertoe dient de icbe of de beheerder wederom de relevante informatie naar de bewaarder te sturen.10 De bewaarder moet een escalatieprocedure instellen voor het geval hij een onregelmatigheid ontdekt. Als de situatie niet kan worden rechtgezet, moet de bewaarder de icbe of de beheerder hiervan in kennis stellen.11