5.4.1.1 Administratieve organisatie

Een beheerder dient over een goede interne administratieve en boekhoudkundige organisatie te beschikken.1 Hiermee wordt bedoeld dat verantwoordelijkheden duidelijk zijn belegd, dat er heldere rapportages en rapportagelijnen zijn en dat er adequaat gedocumenteerd wordt.2 De medewerkers dienen op de hoogte te zijn van de interne organisatie en er moet controle zijn ingesteld om te waarborgen dat de procedures juist worden nageleefd.3

Beheerders kunnen te maken krijgen met vertrouwelijke informatie. Informatie over klanten, markten en effecten is vaak vertrouwelijk en kan in enkele gevallen zelfs koersgevoelig zijn. Uiteraard mogen beheerders niet op lichtzinnige wijze met deze informatie omgaan. Een beheerder dient daarom procedures in te stellen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van deze informatie te waarborgen.4 Een beheerder mag niet gebruikmaken van informatie over lopende orders (front running) en moet maatregelen nemen om misbruik van deze informatie tegen te gaan.5 Koersgevoelige informatie behoeft uiteraard eveneens een passende behandeling. Dit is onderwerp van de Marktmisbruikrichtlijn6 en de Marktmisbruikverordening7 en daar zal ik niet nader op ingaan. Verderop in deze paragraaf zijn de vereisten ten aanzien van privébeleggingstransacties nader uitgewerkt.

De continuïteit van de werkzaamheden van een beheerder moet waar mogelijk gegarandeerd worden.8 Het uitvallen van kritieke werkzaamheden (zoals het uitvoeren van orders en het beheersen van risico’s) kan negatieve impact hebben op de markt en op klanten; het risico daarop dient daarom zoveel mogelijk beheerst te worden. Daartoe dient een beheerder een adequaat bedrijfscontinuïteitsbeleid vast te stellen en uit te voeren.

Alle hiervoor beschreven vereisten moeten periodiek worden geëvalueerd.9 Deze termijn is niet nader gespecificeerd.