5.4.1.4 Elektronische gegevensverwerking

De elektronische administratie van een beheerder is aan diverse regels gebonden.1 Er dienen elektronische systemen te worden gebruikt die een hoge mate van beveiliging kennen voor de registratie van orders, transacties en inschrijvingen en terugbetalingen.2 Voor zowel orders en transacties als inschrijvingen en terugbetalingen heeft de regelgever een lijstje opgesteld met informatie die bijgehouden moet worden. Deze informatie is dermate vanzelfsprekend dat ik volsta met een verwijzing naar artikel 14 en 15 van de Icbe UitvoeringsRichtlijn 2010/43, waarin deze informatie is opgenomen. De informatie moet ten minste vijf jaar worden bewaard, in uitzonderingsgevallen kan deze periode worden verlengd.3 De gegevens moeten op dusdanige manier worden opgeslagen dat een toezichthouder deze informatie later kan raadplegen, toegang kan krijgen tot de gegevens en elk belangrijk stadium van de verwerking van een portefeuilletransactie kan reconstrueren.4 Correcties, wijzigingen en de originele gegevens moeten eenvoudig kunnen worden achterhaald. De gegevens mogen niet gemanipuleerd of anderszins gewijzigd kunnen worden. Bij uitbesteding van de administratie kan van de beheerder geëist worden dat de gegevens voor de beheerder toegankelijk zijn. Als de vergunning van een beheerder wordt ingetrokken, mag van de beheerder verlangd worden dat de gegevens nog steeds vijf jaar bewaard blijven.5 Indien de icbe een andere beheerder aanstelt, mag van deze nieuwe beheerder geëist worden dat hij inzicht verkrijgt in deze informatie van de afgelopen vijf jaar.