4.14.7 Verificatie besluit door het bestuur

Wordt het besluit genomen door het bestuur van de verkrijgende vennootschap of van de verdwijnende (1 00%-)dochtervennootschap, dan zal moeten worden nagegaan of de statuten de mogelijkheid daartoe niet uitsluiten. Uit die statuten zal mogelijk ook blijken welke voorschriften gelden ten aanzien van besluitvorming binnen het bestuur, zoals de wijze van oproeping van bestuursvergaderingen, formaliteiten ten aanzien van de vergadering zelf, wijze van besluitvorming en vereiste meerderheden en quora. Nagegaan moet worden of ook die formaliteiten zijn vervuld. Omdat deze formaliteiten vallen binnen de onderzoeksplicht van de notaris zal hij bij het bestuur moeten nagaan of genoemde formaliteiten mogelijk geregeld zijn in een bestuursreglement, dat hij alsdan in zijn onderzoek moet betrekken.

Het voornemen van het bestuur tot de fusie te besluiten moet wanneer het de verkrijgende vennootschap betreft, worden vernield in de aankondiging in een landelijk verspreid dagblad ex artikel 314 lid 3. De notaris moet nagaan of vermelding van het voornemen van het bestuur tot de fusie te besluiten, heeft plaatsgevonden.

De bevoegdheid van het bestuur van de verkrijgende vennootschap tot fusie te besluiten, kan haar worden ontnomen door een of meer aandeelhouders die 5%, van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigen, of een geringer bedrag dat de statuten vermelden.

Of daarvan sprake is zal moeilijk kunnen worden gecontroleerd. Het verzoek van de aandeelhouders een algemene vergadering bijeen te roepen om over de fusie te besluiten zal moeten worden gedaan aan het bestuur. Het ligt daarom in de rede dat de notaris bij het bestuur nagaat of er een verzoek als bedoeld in artikel 331 lid 3 is ontvangen. In het bestuursbesluit waarin tot de fusie wordt besloten kan als verklaring worden opgenomen dat geen verzoek is ontvangen. Heeft de notaris geen reden te twijfelen aan de juistheid van die verklaring dan volstaat dat. Is die verklaring niet opgenomen in het bestuursbesluit dan zal hij een separate daartoe strekkende verklaring aan het bestuur moeten vragen.

Tot slot zal ook bij een bestuursbesluit de notaris moeten verifiëren of het besluit tot fusie niet afwijkt van het voorstel tot fusie.1