4.2.8 Vastlegging van besluiten van de vergadering van houders van stemrechtloze aandeelhouder

Art. 2:230 lid 4 BW verplicht het bestuur van de vennootschap tot het vastleggen van besluiten van de algemene vergadering. Een wettelijke regeling met betrekking tot het notuleren van de algemene vergadering ontbreekt. Voor het bestuur geldt een bewaarplicht op grond van het bepaalde in art. 2:10 lid 3 BW ten aanzien van de aantekeningen van de besluiten. De aantekeningen of besluitenlijst1 liggen ten kantore van de vennootschap ter inzage van de aandeelhouders en anderen aan wie vergaderrecht toekomt. Besluiten van de algemene vergadering kunnen de rechten en verplichtingen van de vennootschap raken.

De vraag is of het bestuur ook verplicht is tot het vastleggen van besluiten van de vergadering van stemrechtloze aandeelhouders. Het antwoord van de wetgever daarop is ‘nee’: “Het vereiste van het schriftelijk vastleggen van besluiten van de algemene vergadering dient ter informatie van de vergadergerechtigden. De vereenvoudiging en flexibilisering van het bv-recht beoogt onder meer om de regeldruk voor bedrijven te verminderen. Daarom wordt bijvoorbeeld in artikel 210 lid 5 voorgesteld dat, ingeval alle aandeelhouders tevens bestuurder zijn, de ondertekening van de jaarrekening door alle bestuurders en commissarissen geldt als vaststelling daarvan. Indien vennootschappen ervoor kiezen om de houders van aandelen van een bepaalde soort of aanduiding bijzondere bevoegdheden toe te kennen, staat het hen vrij om de wettelijke regels van overeenkomstige toepassing te verklaren of dit anderszins te regelen.”2

Het antwoord van de wetgever lijkt mij geen gelukkig antwoord.3 De vergadering van houders van stemrechtloze aandelen is een orgaan in de zin van art. 2:189a BW. De wet biedt de mogelijkheid bijvoorbeeld het recht tot benoeming ex art. 2:242 BW en ontslag ex art. 2:244 BW van een bestuurder aan de vergadering van houders van stemrechtloze aandelen als orgaan toe te kennen. Datzelfde geldt bijvoorbeeld voor de bezoldiging van bestuurders op grond van het bepaalde in art. 2:245 BW. Dat zijn belangrijke besluiten, welke besluiten bovendien de rechten en verplichtingen van de vennootschap raken. Niet valt in te zien waarom de wetgever ten aanzien van de verplichting van het bestuur tot het vastleggen van besluiten onderscheid maakt tussen de algemene vergadering en een vergadering van houders van aandelen van een bepaalde soort of aanduiding als orgaan van de vennootschap. Juist omdat het kan gaan om besluiten van de vergadering van houders van aandelen van een bepaalde soort of aanduiding, zoals de vergadering van houders van stemrechtloze aandelen, die de rechten en verplichtingen van de vennootschap kunnen raken, ben ik van mening dat op het bestuur de wettelijke verplichting zou moeten rusten om ook ten aanzien van besluiten van die organen schriftelijk aantekening te houden. Daaraan doet niet af dat het bestuur in de vergadering van houders van stemrechtloze aandelen geen raadgevende stem heeft. Het schriftelijk aantekening houden door het bestuur van besluiten van de vergadering van houders van stemrechtloze aandelen staat wat mij betreft los van de raadgevende stem. Voor het aantekening houden hoeft het bestuur niet ter vergadering aanwezig te zijn, maar zou het bestuur ook een besluitenlijst kunnen opstellen aan de hand van mededelingen van de voorzitter of secretaris van de vergadering van houders van stemrechtloze aandelen dan wel de notulen van die vergadering overeenkomstig art. 2:230 lid 4 BW ter inzage houden. Het voorstel van de wetgever in voorkomend geval art. 2:230 lid 4 BW van overeenkomstige toepassing te verklaren, acht ik met het oog op de rechtszekerheid te vrijblijvend.

Ik merkte al op dat een wettelijke regeling met betrekking tot het notuleren van de algemene vergadering ontbreekt.4 In de praktijk bepalen de statuten van een BV veelal dat notulen van de algemene vergadering moeten worden opgemaakt. Niet alleen lijkt me dat een nuttige statutaire regeling ten aanzien van de notulen van de algemene vergadering, maar ook ten aanzien van de vergadering van houders van stemrechtloze aandelen. Asser/Maeijer, Van Solinge & Nieuwe Weme stellen dat bij vennootschappen met een gespreid aandelenbezit op grond van de vennootschappelijke redelijkheid en billijkheid door iedere vergadergerechtigde kan worden verlangd dat er notulen worden opgemaakt.5 Voor de flex-BV geldt dat mijns inziens eens te meer. Niet alleen kan het gaan om gespreid aandelenbezit, maar ook om diverse soorten aandelen of aandelen met een bepaalde aanduiding in het kapitaal van de BV. Anders dan Asser/Maeijer, Van Solinge & Nieuwe Weme zou ik niet een beperking tot ‘iedere vergadergerechtigde’ willen aanbrengen. Naar mijn mening kan een ieder die tot de kring van betrokkenen in de zin van art. 2:8 BW behoort deugdelijke verslaglegging van de besluiten en de besluitvorming in de vorm van notulen verlangen. Zo is een houder van een participatiebewijs in de regel niet vergadergerechtigd. Besluiten van de algemene vergadering kunnen afbreuk doen aan zijn rechten. De houder van een participatiebewijs heeft in het kader van een procedure tot vernietiging van een besluit ex art. 2:15 BW belang bij opgemaakte en deugdelijke notulen. Dat geldt te meer in het kader van vernietiging wegens strijd met de vennootschappelijke redelijkheid en billijkheid. Het gaat daarbij om een belangenafweging. Het is van belang dat de rechter kennis neemt van de redenen en overwegingen die tot het bestreden besluit hebben geleid. De notulen kunnen daarbij een belangrijk hulpmiddel zijn.