6.4.5 Procesplanningsfase

Na het onderhandelen en het inventariseren of voldoende inlichtingen zijn vergaard, is de vraag: hoe nu verder? Deze vraag wordt beantwoord in de procesplanningsfase.1 Als partijen een schikking hebben bereikt, dan wordt van de zitting een proces-verbaal opgemaakt. Er komt daarmee een einde aan de procedure. Als geen schikking tot stand is gekomen, dan bepaalt de rechter wat de volgende proceshandeling zal zijn (art. 30m, eerste en tweede lid, Rv; zie paragraaf 6.4.6). De rechters kunnen partijen bijvoorbeeld meer tijd geven voor beraad, een mediator inschakelen of een datum bepalen voor vonnis. Hoe dan ook moet de comparitie eindigen met een rechterlijke beslissing over het vervolg van de procedure.2

De planning van het verdere verloop van de procedure is een derde doel van de comparitie na antwoord, naast het beproeven van een schikking en het verkrijgen van inlichtingen (zie paragraaf 6.1), al is dit doel niet wettelijk vastgelegd maar in de praktijk aanvaard.3 In de memorie van toelichting bij het wetsvoorstel tot herziening van het burgerlijk procesrecht rond de eeuwwisseling werd gerept van ‘de instructie van de zaak’, waarmee niet alleen de processueel-technische aspecten van de zaak werden bedoeld:

Met deze toelichting leek de wetgever te wijzen op het belang van de inlichtingenfase, die ook na de procesplanning zou kunnen plaatsvinden. De praktijk van de geobserveerde comparities kwam hier soms mee overeen. Het einde van de onderhandelingsfase en de procesplannings- en inlichtingenfase liepen soms door elkaar of gingen naadloos in elkaar over. In dit schimmige stadium van de behandeling wisselden schikkingsbereidheid en onverzoenlijkheid van partijen elkaar soms af. Partijen twijfelden of ze verder zouden onderhandelen in the shadow of judgment, stelden voor om verder te praten, vroegen om een datum voor vonnis en boden uiteindelijk toch weer ruimte voor een opening. Dit optreden kon ingegeven zijn door onzekerheid over wat het hoogst haalbare resultaat was, maar ook onderdeel zijn van de processtrategie. Van de rechters werd intussen ragfijn handelen gevergd. Zij probeerden partijen tot elkaar te brengen zonder al te zeer aan te dringen op een gezamenlijke oplossing, terwijl ook gelet moest worden op de voortgang van de zaak. De rechters lieten de beslissing voor het vervolg aan partijen, maar namen wel het initiatief in het aandragen van oplossingen:

Bovendien moest niet veronachtzaamd worden dat met de verwevenheid van onderhandelingen en procesplanning de inlichtingenfase nog niet voltooid was. Daardoor leek de inlichtingenfase soms te worden overgeslagen. Dit heeft de rechters er in twee zittingen toe gebracht om na de procesplanning gezamenlijk alsnog te inventariseren of de verzamelde inlichtingen toereikend waren om vonnis te kunnen wijzen (zie paragraaf 6.4.4).

In slechts één bijgewoonde comparitie deelden de rechters uitdrukkelijk mee dat de zitting ook diende om het vervolg van de procedure te plannen. Niettemin werden aan het einde van alle zittingen hierover afspraken gemaakt of mededelingen gedaan. In acht zittingen, waaronder alle pleitzittingen, sloot de voorzitter af met het noemen van de datum waarop het vonnis naar verwachting gereed zou zijn (‘De zaak wordt verwezen naar de rol van 12 november voor vonnis.’). In de andere twee zittingen hoefde geen datum voor vonnis te worden bepaald. In een van deze zittingen, een comparitie, kwamen partijen een regeling overeen die vastgelegd werd in een overeenkomst. Tijdens een schorsing in de andere zitting, het deskundigenverhoor, dicteerde de voorzitter van de meervoudige kamer aan de griffier een verklaring op basis van de uitspraken van de deskundige. Na de schorsing las de griffier de conceptverklaring aan de deskundige voor. Die bracht enkele correcties aan, waarna hij de definitieve verklaring ondertekende. De voorzitter berekende tevens welke kosten de deskundige had gemaakt. Niet veel later informeerde de voorzitter of partijen een datum voor vonnis wensten ofwel een akte wilden nemen aan de hand van de deskundigenverklaring en het tussenvonnis. De partijen kozen voor het laatste.

Tijdens één comparitie gaf de voorzitter partijen te verstaan dat zij tot de dag van het vonnis de tijd hadden om tot overeenstemming te komen. Aan het einde van een pleitzitting kondigde de voorzitter aan dat er uitspraak zou worden gedaan op de rol van 1 juli, waardoor de termijn van het rolreglement overschreden zou worden. Vanwege de complexiteit van de zaak was een uitspraak volgens hem niet eerder te verwachten. Na afloop van de zitting, in afwezigheid van partijen, legde de voorzitter desgevraagd uit dat hij wel verwachtte tijdig uitspraak te kunnen doen, maar dat voor een langere termijn is gekozen om het zekere voor het onzekere te nemen. Volgens de voorzitter gebeurt dit vaker om te voorkomen dat er op de beloofde datum van uitspraak geen vonnis ligt, wat tot teleurstelling en onzekerheid bij partijen kan leiden.