6.4.6 Sluitingsfase

Van elke inlichtingencomparitie wordt proces-verbaal opgemaakt. In het proces-verbaal opgenomen partijverklaringen worden voorgelezen en door partijen ondertekend. Het proces-verbaal wordt door de rechter dan wel de voorzitter van de meervoudige kamer en de griffier ondertekend. Voorlezen en ondertekening zijn alleen vereist als in het proces-verbaal verklaringen van partijen zijn opgenomen.1 Komt tijdens de comparitie een schikking tot stand, dan wordt van de zitting een proces-verbaal opgemaakt en door de rechter en partijen ondertekend (art. 30m, eerste lid, Rv).2 Zo is duidelijk wat de inhoud van de schikking behelst en levert het proces-verbaal van de schikking tevens een executoriale titel op (art. 430 Rv). In beginsel is het opmaken van proces-verbaal dus voorgeschreven.

Volgens de Handleiding regie vermeldt het proces-verbaal wie bij de comparitie aanwezig zijn aan de zijde van de rechtbank (rechters en griffier) en wie namens de partijen aan de zitting deelnemen. In het proces-verbaal wordt, zoals de term doet vermoeden, bovenal verslag gedaan van wat er besproken, verklaard en afgesproken wordt. De wet vermeldt niets over het voorlopig oordeel. De Handleiding meent dat een voorlopig oordeel niet in een proces-verbaal thuishoort, tenzij het om een duidelijke aankondiging van een instructie gaat, zoals een bewijsopdracht.3 Dankzij het proces-verbaal kan de rechter op het stuk terugvallen bij de verdere behandeling van de zaak. Bovendien is het stuk van belang voor rechters die de enkelvoudige zitting niet hebben bijgewoond maar wel meervoudig over de zaak vonnissen, evenals voor raadsheren die in hoger beroep of cassatie over de zaak oordelen.4

In twee comparities werd al aan het einde ervan het proces-verbaal gedicteerd. Daarin waren de standpunten en verklaringen van beide partijen opgetekend. De griffier las het proces-verbaal vervolgens voor. Partijen gaven een wijziging door, waarna zij het proces-verbaal ondertekenden, net als de voorzitter en de griffier. In de gevallen waarin niet ter zitting het proces-verbaal werd gedicteerd, zou het stuk later worden opgestuurd. Aan het einde van een van de comparities vroeg de voorzitter of partijen nog tijdens de zitting hun verklaringen wensten te lezen en ondertekenen. Het alternatief was dat de rechtbank de conceptverklaringen later zou opmaken en voorleggen, waardoor partijen niet zouden hoeven wachten. Partijen kozen voor het laatste.

Tijdens een van de zittingen duurde de behandeling aanzienlijk langer dan gepland. Voor twee rechters leverde dit problemen op, omdat een volgende zitting wachtte. De voorzitter stelde de partijen daarom voor om ofwel de zitting te beëindigen ofwel voort te zetten in een enkelvoudige kamer. Het lid van de meervoudige kamer zonder verplichtingen elders zou de zitting dan verder leiden. Na een korte schorsing concludeerden de partijen dat verder overleggen over een schikking niet zinvol was, waarop de voorzitter de zitting sloot. Aan het einde van een andere zitting concludeerde de voorzitter na enig traineren en bakkeleien van partijen dat verder praten geen zin had. Zij besloot de zitting als volgt:

Aan het einde van de meeste zittingen bedankte de voorzitter de aanwezige partijen voor hun komst of toelichting. De rechters wachtten met opstaan tot alle aanwezigen de zaal hadden verlaten. Vanaf dat moment werd de zitting informeel nabeschouwd. Soms gingen de toga’s uit en werd er koffie gehaald. In vijf gevallen gingen de rechters aansluitend raadkameren in een belendende kamer of in de werkkamer van een van de rechters.